Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Объяснительная записка о неправильно пробитом чеке. Образец записки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Напомним, что неприменение ККТ, использование ее с нарушениями требований законодательства, ненаправление покупателю кассового чека в электронной форме или непередача его на бумажном носителе грозит пользователю ККТ административной ответственностью (ч.ч.2, 4, 6 ст. 14.5 КоАП РФ). При этом для освобождения от ответственности важно не просто пробить чек коррекции, но и обеспечить в нем достаточность сведений, позволяющих точно идентифицировать конкретный расчет, в отношении которого применяется корректировка, например, в форме указания фискального признака документа, ранее некорректно сформированного с применением ККТ.
Чек коррекции – как пробить
Мы указали выше, в каких случаях применяется чек коррекции в онлайн-кассах. При этом необходимо соблюдать, чтобы в пробиваемом чеке коррекции имелись обязательные реквизиты. К ним относятся (п. 5 ст. 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ):
- наименование, номер, дата и время фискального документа (при электронной форме вместо наименования фискального документа указывается код формы документа);
- Ф.И.О. лица, уполномоченного на формирование фискального документа (за исключением случая, когда используются автоматические устройства для расчетов);
- наименование пользователя и его ИНН;
- регистрационный номер ККТ;
- заводской номер фискального накопителя;
- место (адрес) осуществления расчетов;
- фискальный признак документа;
- фискальный признак сообщения (за исключением случая печати фискального документа на бумажном носителе).
Как написать объяснительную записку?
Письменное объяснение по неправильно выбитому чеку является таким же документом, что и прочие служебные письма, поэтому к заполнению такого документа необходимо отнестись со всей ответственностью.
- Начинать заполнять такое письмо необходимо с правого верхнего угла, где требуется отобразить сведения об адресате, которому пишется записка. Кассир должен написать здесь должность, название учреждения, ФИО начальника. Все записывается в дательном падеже. После этого заполняются сведения о авторе записки в родительном падеже.
- Ниже, посередине строчки отображается название документа. «Объяснительная записка» Название лучше выделить полужирным шрифтом, и размер шрифта сделать на 1- 2 пункта крупнее.
- Затем описываются подробно обстоятельства, которые послужили причиной ошибочных действий.
- В конце письма ставиться дата и подпись кассира, сделавшего ошибку.
Пример объяснительной записки о неправильно пробитом чеке
Если кассир выдал чек с неверной стоимостью продукции, а покупатель сразу обратил на это внимание и требует возвратить ему излишне взятые деньги, в обязанности кассира входит изъять испорченный чек и выбить другой – с правильной стоимостью. Соответственно, после завершения смены, кассир оформляет акт КМ-3, где отражается сумма по неправильно выбитым чекам. Испорченные чеки приклеиваются на листе с о, с приложением их к отчётности. К перечисленным материалам провинившийся работник прикладывает письменное объяснение, с отображением причины случившегося.
Объяснение составляется в произвольном виде, в нем требуется отобразить:
- Вверху справа заполняется «шапка» записки, в которой отображается название учреждения, должность, фамилия и инициалы начальника, потом отображаются сведения автора записки.
- Затем посередине строки пишется фраза «Объяснительная записка».
- Дата оформления письма и входной номер его регистрации в приемной начальника.
- Далее пишется заглавие – в данном примере, «о выданном чеке по ошибке» или «объяснительная по возвращению денежной суммы».
- В тексте письма кассир кратко в деловом стиле отображает обстоятельства, по случившемуся:
- Дату случившегося.
- Наименование кассового устройства.
- Заводской номер модели.
- Номер неправильно выданного чека.
- Сумма испорченного чека
- Причины случившегося.
- Затем он подписывает записку с указанием своей должности и ФИО.
- К объяснению прикрепляется испорченный чек. Набирать чек на разницу в цене не требуется, так как данное обстоятельство не влияет на размер налогов. Однако если чек был составлен на меньшую цену, то эту разницу пробить нужно.
- медицинские и лекарственные препараты;
- индивидуально-гигиенические средства;
- косметика, парфюмерия, бытовая химия;
- автотранспортные средства и прицепы к ним, мотоциклы, скутера, велосипеды, моторные лодки, катера и пр.;
- технически сложные бытовые товары (телевизоры, микроволновые печи, пылесосы и т.п.);
- электрокабели, провода и т.п.
- домашняя мебель;
- ювелирные изделия;
- печатные издания;
- оружие и боеприпасы к ним;
- продукты питания и посуда из полимерных материалов;
- домашние животные и растения;
- текстиль, трикотаж и иные швейные товары (это не распространяется на кожно-меховую продукцию);
- строительно-отделочные материалы
Да, этот список большой, так что список товаров, подлежащих возврату не так уж велик.
Как написать объяснительную записку?
Письменное объяснение по неправильно выбитому чеку является таким же документом, что и прочие служебные письма, поэтому к заполнению такого документа необходимо отнестись со всей ответственностью.
- Начинать заполнять такое письмо необходимо с правого верхнего угла, где требуется отобразить сведения об адресате, которому пишется записка. Кассир должен написать здесь должность, название учреждения, ФИО начальника. Все записывается в дательном падеже. После этого заполняются сведения о авторе записки в родительном падеже.
- Ниже, посередине строчки отображается название документа. «Объяснительная записка» Название лучше выделить полужирным шрифтом, и размер шрифта сделать на 1- 2 пункта крупнее.
- Затем описываются подробно обстоятельства, которые послужили причиной ошибочных действий.
- В конце письма ставиться дата и подпись кассира, сделавшего ошибку.
Как написать объяснительную записку?
Письменное объяснение по неправильно выбитому чеку является таким же документом, что и прочие служебные письма, поэтому к заполнению такого документа необходимо отнестись со всей ответственностью.
- Начинать заполнять такое письмо необходимо с правого верхнего угла, где требуется отобразить сведения об адресате, которому пишется записка. Кассир должен написать здесь должность, название учреждения, ФИО начальника. Все записывается в дательном падеже. После этого заполняются сведения о авторе записки в родительном падеже.
- Ниже, посередине строчки отображается название документа. «Объяснительная записка» Название лучше выделить полужирным шрифтом, и размер шрифта сделать на 1- 2 пункта крупнее.
- Затем описываются подробно обстоятельства, которые послужили причиной ошибочных действий.
- В конце письма ставиться дата и подпись кассира, сделавшего ошибку.
Объяснительная по возврату чека
Может возникнуть и другая ситуация. Ошибка обнаружена самим кассиром после подготовки ежедневного отчёта. Кассир делает те же самые действия, что и в первой ситуации, но не вносит данные об ошибке в свой журнал.
Бухгалтер должен сделать РКО на сумму разницы и подписать его у руководителя, и у кассира. Ордер выписывается из «бухгалтерской» кассы, так как дневная выручка по конкретной кассовой машине уже оприходована.
Точно так же, как и в первом случае, кассир должен написать объяснительную записку о происшествии. Информация в этом документе указывается точно такая же, как и в первой ситуации. Кассир точно также указывает:
- «шапку» документа:
- наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
- должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ. Как правило, это руководитель организации или же структурного подразделения.
- название документа;
- заголовок – то есть основание. В данном случае, «о возврате чека»;
- текст документа. Здесь провинившийся сотрудник лаконично описывает причины, по которым он опоздал сегодня на работу. Кроме того, он должен указать:
- дату происшествия;
- название ККМ;
- её заводской номер;
- номер ошибочно пробитого чека;
- сумма ошибки;
- причины произошедшего. Это может быть невнимательность кассира, неисправность техники и прочее;
- Затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.
Собственно, что писать в объяснительной?
В пояснительной отражаются:
1. Сведения об адресате пояснительной (как правило, это название компании-работодателя, Ф.И.О. конкретного начальника кассира или же директора фирмы).
2. Название документа — «Объяснительная записка о неправильно пробитом кассовом чеке».
3. Объяснения от первого лица, имеющие:
- сведения о совершенном действии с указанием даты, времени;
- сведения о кассовом аппарате, на котором были осуществлены неверные воздействия (модель, заводской номер, сведения о фискальном накопителе);
- формулировки о основаниях, которые побудили кассира осуществить промахи при пробитии кассового чека.
На документе проставляются дата, подпись кассира. Нелишним станет предугадать и графу о получении документа адресатом.
Чек коррекции. как избежать штрафа
Здесь провинившийся сотрудник лаконично описывает причины, по которым он опоздал сегодня на работу. Кроме того, он должен указать:
- дату происшествия;
- название ККМ;
- её заводской номер;
- номер ошибочно пробитого чека;
- сумма ошибки;
- причины произошедшего.
Это может быть невнимательность кассира, неисправность техники и прочее;
- затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.
К объяснительной прикладывается сам неправильно пробитый чек.
Пробивать чек на разницу в стоимости не нужно, так как это не влияет на величину уплачиваемых налогов.
Сведения о чеке коррекции хранятся в фискальном накопителе ККТ не менее 30 суток.
— «Тип коррекции» (тег 1173)
Этот реквизит отражает причину введения корректировки:
- «0» — корректировка проведена самостоятельно (по собственной инициативе);
- «1» — корректировка проведена по предписанию (по инициативе налогового органа, обнаружившего нарушение).
Образец объяснительной кассира по ошибочно пробитому чеку
Кассир делает те же самые действия, что и в первой ситуации, но не вносит данные об ошибке в свой журнал. Бухгалтер должен сделать РКО на сумму разницы и подписать его у руководителя, и у кассира. Ордер выписывается из «бухгалтерской» кассы, так как дневная выручка по конкретной кассовой машине уже оприходована. Точно так же, как и в первом случае, кассир должен написать объяснительную записку о происшествии.
Информация в этом документе указывается точно такая же, как и в первой ситуации.
Сделать один чек коррекции на общую сумму непроведенных операций разрешено только в случае массового технического сбоя в работе ККТ (Письмо ФНС России от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867).
Все реквизиты коррекционного чека закреплены приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/ Особое внимание необходимо обратить на следующие реквизиты:
— «Признак расчета» (тег 1054)
Он может содержать цифровое значение 1 или 3, где:
е. дополнительное внесение денег в кассу (например, если выявлена покупка, по которой не был выдан чек);
- «3» — расход, т. е. дополнительное изъятие денег из кассы (если нужно скорректировать расходные операции).
- Далее указано, что 70 000 рублей получено наличными деньгами, и еще 30 000 — электронными, то есть оплачено картой.
Важно знать, что данный реквизит может содержать только одно из указанных значений и отразить его в чеке можно один раз. Другими словами, чек коррекции не может содержать одновременно и приход, и изъятие.
Объяснительная записка для чека коррекции
Каков порядок действий, если ошибка найдена «по предписанию»? Ошибка, найденная «по предписанию», то есть налоговая узнала о неучтённых продажах. Такое может произойти в том числе после жалобы покупателя о невыданном чеке. Порядок действия кассира таков: 1. Пробивается чек коррекции; 2. Основанием коррекции служит дата и номер предписания (которое ИФНС направляет в бухгалтерию компании); 3.
В чеке коррекции должен быть определён тип расчёта «приход» и «операция по предписанию» как признак коррекции. Важный момент: в случае, когда налоговая направила предписание до момента корректировки ошибки кассиром, организация обязуется выплатить штраф, согласно ст.
Иногда при оформлении наличной операции кассир может допустить ошибки. В частности, неверно указать форму расчета в чеке: «наличными» вместо «электронными» или наоборот; неверно ввести стоимость товара; неверно отразить количество товара и другие. Исправлять такие ошибки обязательно сразу же после их обнаружения.
Как же исправить неточность, допущенную в распечатанном фискальном чеке? Об этом рассказали в УФНС г.Севастополь.
Для этого предусмотрен особый механизм — нужно «пробить» кассовый чек коррекции или возвратный документ.
В случае формирования чека коррекции в отношении расчета, ранее осуществленного без применения ККТ, такой чек должен содержать (помимо обязательных реквизитов самого кассового чека коррекции) реквизиты, соответствующие расчету, который был произведен без применения ККТ.
При формировании кассового чека коррекции в целях освобождения от административной ответственности необходимо обеспечить достаточность сведений в таком кассовом чеке коррекции, позволяющих точно идентифицировать конкретный расчет, в отношении которого применяется корректировка.
Затем следует остальная информация — такая же, как и в обычном чеке.
Действия при ошибочно пробитом чеке
Этот Закон прямо указывает, что организации и предприниматели, которые получают за свои товары или услуги наличные деньги от населения, должны применять кассовую технику.
Покупатель или лицо, оказывающее услуги, всегда должны выдавать покупателю оригинал кассового чека.
Пунктом 4.3 вышеуказанных Правил предусмотрено, что если кассир-операционист допустил ошибку, он обязан: актировать по окончании смены кассовый чек, если невозможно погасить чек в течение смены; оформить акт по форме N КМ-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132;
>Делаем корректировку по кассе надо обьяснительную в налоговую
Такое может произойти в том числе после жалобы покупателя о невыданном чеке.
Объяснительная кассира по ошибочно пробитому чеку
Согласно п.
1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст.
265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
НК РФ стоимость материально-производственных запасов и прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, определяется как сумма дохода, учтенного налогоплательщиком в порядке, предусмотренном п.п. 8, 13 и 20 ст. 250 НК РФ. Иными словами, оприходовав по рыночной стоимости ГСМ, организация затем вправе учесть указанную стоимость в расходах.
Основанием для оприходования в таком случае будет справка бухгалтера (возможность использования справки бухгалтера в качестве документа, подтверждающего данные налогового учета, предусмотрена ст. 313 НК РФ) и (или) документы, составленные по результатам инвентаризации, а для списания — путевой лист автомобиля.
Образец объяснительной записки кассира в году об ошибочно пробитом чеке
Бывают ситуации, когда кассир ошибочно пробил кассовый чек.
Данная статья о том, как правильно документально оформить (отменить) ошибочно пробитый кассовый чек.
В статье приводятся пример (образец) заполнения первичных документов когда ошибочно пробит кассовый чек: акт КМ-3 и объяснительная записка кассира.
Отметим сразу, что описанную ниже процедуру следует производить до снятия суточного отчета с гашением.Рассмотрим несколько ситуаций.Ситуация №1.
Кассир ошибочно пробил кассовый чек и обнаружил ошибку до снятия суточного отчета с гашением.В данном случае оформляем возврат денежных средств из кассы следующим образом:1.
Оформляем акт КМ-3
«О возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)»
Прикалываем ошибочно пробитый кассовый чек к заполненному акту КМ-3. В случае если в кассовом аппарате применяется термопечать (термобумага), то снимаем копию кассового чека и также прикладываем ее к акту.
(Так как кассовые чеки на термобумаге имеют свойства обесцвечиваться. Это делается для того, чтобы в последующем уменьшить вероятность возникновения споров с контролирующими органами);3. На ошибочно пробитом кассовом чеке ставим отметку «ПОГАШЕНО»;4.
Кассир пишет объяснительную записку на имя руководителя, в которой излагает причину ошибочно пробитого кассового чека.
Причиной может быть: невнимательность при работе с ККМ, сбой работы ККМ и прочее;5.
Пробивать чек на возврат при этом не обязательно, так как данная операция не является фискальной, т.е.
Делаем соответствующие записи в журнале кассира операциониста (форма КМ-4) по завершению смены:
- В графе 10 показываем всю выручку за день (ошибочно пробитые суммы не отнимаем);
- В графу 11 заносим выручку за минусом ошибочно пробитых сумм;
- В графе 15 отражаем сумму по ошибочно пробитым кассовым чекам;
- Сумма граф 14 и 15 должны соответствовать данным графы 10.
Ситуация №2. Кассир ошибочно пробил кассовый чек и обнаружил ошибку после снятия суточного отчета с гашением.Документальное оформление ошибочно пробитого кассового чека в данном случае похоже на ситуацию №1.Отличие заключается в том, что записи в журнал кассира операциониста КМ-4 при этом не вносятся.
Аннулирование ошибочно пробитого кассового чека при обнаружении ошибки после снятия гашения оформляется РКО (расходным кассовым ордером) из «главной кассы», так как выручка за предыдущий день уже была оприходована.Полезные документы для скачивания:.
Соответственно, после завершения смены, кассир оформляет акт КМ-3, где отражается сумма по неправильно выбитым чекам. Испорченные чеки приклеиваются на листе с отметкой «Погашено», с приложением их к отчётности.
Заполняем акт формы КМ-3
Акт КМ-3 оформлялся в 1 экземпляре комиссией в составе заведующего отделом, старшего кассира и кассира и утверждался руководителем. Заполнить информацию необходимо было по всем погашенным чекам, а также по чекам, возвращенным клиентами в случаях возврата ими товара. Кассовая выручка за этот день уменьшалась на сумму, возвращенную покупателям, и об этом делалась запись в журнале кассира-операциониста КМ-4.
Составлять акт КМ-3 нужно было не во всех случаях возврата товара. Если покупатель расплатился банковской картой, выдавать ему деньги из кассы при возврате товара было нельзя, поскольку такое направление расходования наличной выручки не было предусмотрено нормативными документами (п. 2 указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У о расходовании наличных денег из кассы). Не оформлялся акт по форме КМ-3 и в случае возврата товара не в день покупки. В этом случае по заявлению покупателя, возвращавшего товар, оплаченный наличными денежными средствами, производился на основании его заявления из главной кассы по расходно-кассовому ордеру.