Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить табель учета рабочего времени. Пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
Образец приказа о назначении ответственного
Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.
В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.
Порядок оформления и способ заполнения табеля учета использования рабочего времени по форме Т-12: пошаговая инструкция
- Необходимо заполнить первую страницу, указать работодателя, а после – код ОКПО, срок действия, № п\п бланка и дату его составления.
- Вносите в основную часть информацию – 1-я строчка нужна для № записи, 2-я – для Ф.И.О. сотрудника, 3я – для присвоенного ему номера (можно взять прямо из личного дела и приказа о зачислении).
- В блоках 4 и 6 отмечаете актуальные сведения о явках и пропусках, отдельно для любого из дней взятого периода.
- В 5-й, 7-й записываете итоговые (суммарные) значения. Не забывайте, как правильно составляется и заполняется табель учета рабочего времени – своя графа предусмотрена для каждой из двух частей отчетного периода.
- В 8-13-й подводите итоги, отмечая сверхурочные, ночные смены, труд в выходные и по праздникам (ячейки необходимо оставить пустыми, если стандартный график не претерпевал изменений).
- В 14-16-й ставите то число дней/часов, которые пропустил сотрудник, здесь же объясняете и причину невыхода подходящим кодом.
- В 17-й указываете общее количество праздников и выходных.
Готовый документ по форме Т-12, подписанный уполномоченным специалистом, незамедлительно направляете в бухгалтерию и, в дальнейшем, именно по нему персоналу будут начислять оклад и другие выплаты.
Решая, как сделать табель учета рабочего времени, помните, что может содержать и следующие отметки:
|
Присутствие |
|
|
РВ |
Появление в праздник, в выходной (или приравненный к нему из-за карантина) день |
|
ВМ |
Вахтовые |
|
С |
Сверхурочные |
|
Командировки, профессиональные курсы |
|
|
К |
Служебная поездка |
|
ПК |
Обучение без отрыва от производства |
|
ПМ |
Учеба в ином населенном пункте, с прекращением труда |
|
Отсутствие на месте |
|
|
ПР |
Прогул |
|
Б |
Больничный |
|
Т |
Неоплачиваемый больничный |
|
ПВ |
Прогул, но вынужденный, из-за неправомерного отстранения |
|
НС |
Режим неполной смены |
|
ЛЧ |
Сокр. день |
|
Г |
Неявка по уважительной причине (государственные или общественные обязанности) |
|
В |
Выходные или праздники |
|
НН |
Причина не выяснена |
|
ОВ |
Доп. выходной (оплачивается) |
|
НВ |
Доп. выходной (не оплачивается) |
|
РП |
Простой, спровоцированный начальством |
|
ВП |
Простой, спровоцированный сотрудником |
|
НП |
Простой в силу ни от кого не зависящих обстоятельств (велика вероятность, что в будущем его придется отрабатывать) |
|
ЗБ |
Забастовка |
|
НО |
Отстранение с сохранением ЗП |
|
НБ |
Неоплачиваемое отстранение |
|
НЗ |
Приостановка труда, вызванная задержками в ЗП |
|
Цифровые коды оплаты труда |
|
|
2000 |
Стандартные отчисления (оклад, премиальная часть) |
|
2010 |
Деньги, предусмотренные ГПД |
|
2300 |
Выплаты по больничному особие в связи с больничным |
Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.
Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.
Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.
Кто и когда его заполняет
В бюджетной организации руководитель приказом назначает сотрудников, в зону ответственности которых входит ведение учета. По общему правилу таковыми являются начальники структурных подразделений. Назначение ответственных происходит при издании приказа. С этим распорядительным документом ответственный сотрудник знакомится под подпись.
В организациях с большой штатной численностью создают отдельную должность табельщика. Такой сотрудник оформляет документ, направляет его в кадровую службу, из которой отчет передается в бухгалтерию.
Общий порядок, как правильно оформить табель учета рабочего времени в бюджетном учреждении, таков:
- составление и ведение специально уполномоченным лицом;
- подписание руководителями ответственного подразделения и отдела кадров;
- направление в бухгалтерию.
Табель: для кого какой?
Напомним, что существуют два вида табеля: табель учета рабочего времени и табель учета рабочего времени и расчета заработной платы. При этом в зависимости от формы собственности организации применяются разные унифицированные формы первичной учетной документации, в том числе табелей.
К сведению. Различают следующие формы собственности организаций:
- частная — организация создается гражданином или юридическим лицом (ИП, ООО, ОАО, ЗАО и др.);
- государственная или муниципальная — учреждение находится в собственности РФ, субъекта РФ или муниципального образования (ст. 120 ГК РФ).
Согласно Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» функция по разработке и утверждению унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий возложена на Госкомстат (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетных документах»). Так, Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1) утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров и учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом документы по учету кадров применяются в организациях любых форм собственности. К таким документам относятся, в частности:
- Приказ о приеме на работу (ф. Т-1);
- Личная карточка работника (ф. Т-2);
- Личная карточка государственного (муниципального) служащего (ф. Т-2ГС(МС));
- Штатное расписание (ф. Т-3).
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника более двух отклонений в один день.
Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.
В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.
В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:
|
Должность |
Числа месяца |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) |
|
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
|
|
Заведующий отделом |
6 |
6 |
12 ч |
|||||||||||||
|
Г |
Г |
В |
В |
В |
В |
В |
2 дн. |
|||||||||
|
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
92 ч |
||||||
|
В |
В |
О |
О |
О |
О |
О |
В |
В |
О |
О |
О |
О |
О |
14 дн. |
||
|
Заведующий отделом |
2 |
2 ч |
||||||||||||||
|
А |
В |
В |
В |
В |
В |
1 дн. |
||||||||||
|
2 ч |
||||||||||||||||
|
В |
В |
В |
В |
1 дн. |
Чем предусмотрен табель
ТК РФ в статье 91 определил: работодатель в обязательном порядке ведет учет рабочего времени сотрудников. Табель необходимо иметь в каждом учреждении вне зависимости от формы собственности. При отсутствии этого документа наказание последует как для юрлица, так и для должностных лиц.
Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 установлены две формы по учету рабочего времени — Т-12 и Т-13. Если учет времени работы и расчета с сотрудниками осуществляется раздельно, допустимо применять раздел 1 формы Т-12 как самостоятельный, не заполняя раздел 2, касающийся расчета с работниками. Форма Т-13 используется при учете рабочего времени.
С 01.01.2013 утвержденные Постановлением формы необязательны. Это значит, что организация вправе создать собственную учетную форму, принимая во внимание специфику и направление деятельности.
ВАЖНО!
Приказом Минфина №52н от 30.03.2015 утверждена форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений по ОКУД 0504421. Она специфична в силу отраслевого использования, так как в документе отражаются особенности деятельности в бюджетной сфере. Форма предполагает возможность внесения различных кодов, касающихся выходных при обучении, учебных отпусков.
Сформулируем основные мысли, изложенные в статье:
- учреждение использует табель (ф. 0504421), заполняя его одним из предусмотренных Приказом № 52н способом – путем регистрации явок или неявок на работу;
- учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики;
- при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки табеля (ф. 0504421) записывается в виде дроби. Если отклонений более двух, то на работника заполняются две строки табеля (ф. 0504421);
- в случае обнаружения ошибки и (или) отражения неполной информации работник, ответственный за составление табеля, вносит исправления и представляет за соответствующий расчетный период корректирующий табель (ф. 0504421) с указанием его вида и порядкового номера корректировки.
Исходя из указанных в табеле данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Эти же данные влияют на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.
При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.
Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Т абель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны.
Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.
Для чего заполнять табель учета
Основная цель, для которой предназначен табель, это подробный учет сведений о конкретном количестве часов, отработанных специалистом, а также о времени отсутствия его на рабочем месте. Чтобы правильно начислять зарплату и все положенные для работников выплаты (командировочные, отпускные и тому подобное), работодатель вынужден составлять новый табель учета ежемесячно.
Фактически табелю присваивается номер того месяца, в котором он был сформирован.
Кроме того, учетный документ требуется не только для внутренних задач организации, но и для контрольно-надзорных органов.
В ходе проверки налоговая инспекция на основании ст. 93.1 НК РФ вправе запросить у организации те документы, которые непосредственно касаются деятельности предприятия, в том числе табель учета рабочего времени сотрудников. Например, для проверки правильности начисления налогов.
В рамках выездной или камеральной проверки представители фонда соцстрахования вправе требовать предъявить табель учета рабочего времени подчиненных. Делается это для подтверждения целевого использования средств ФСС, а также проверки правильности расчета социальных пособий должностными лицами в организациях, например, по временной нетрудоспособности, беременности и родам и прочее.
Вам также будет интересно:
Табель учета может потребоваться представителям трудовой инспекции для проверки соблюдения прав трудящихся. Если они запрашивают сведения о конкретном работнике, то работодатель вправе предоставить заверенную выписку из табеля на одного сотрудника, по той же форме, по которой ведется учет рабочего времени на предприятии.
В табеле содержится вся информация об использовании сотрудниками рабочего времени — о фактически отработанных часах и неотработанном времени (простой, болезнь, прогулы и т.п.). Этот документ необходим:
- бухгалтеру. Табель — первичный документ, на основании которого начисляется заработная плата. Он в развернутом виде подтверждает один из фактов хозяйственной деятельности — исполнение работником обязательств по трудовому договору (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
- налоговикам. Если табель в организации не ведется, то при проверках может быть пересмотрена правильность начисления или удержания налогов с заработной платы. Для этого достаточно сверить данные по отработанным дням, указанным в табеле, с данными по выплате заработной платы. И если, например, работнику начислена зарплата за неотработанные дни, компанию могут обвинить в завышении расходов, а следовательно, и в занижении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. За подобное нарушение предусмотрен штраф в размере от 20 до 40% неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ). Кроме того, организацию заставят доплатить в бюджет недостающую сумму налога, а также пени;
- представителям ФСС РФ. Табель может потребоваться при проверке правильности расчета пособий, выплачиваемых за счет фонда;
- представителям трудовой инспекции. На основании табеля могут оценить, не нарушены ли права работников, например в части соблюдения норм о сверхурочных часах. Согласно ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях за несоблюдение трудового законодательства предусмотрен штраф: для организаций — от 30 000 до 50 000 руб., для руководителей — от 1000 до 5000 руб. Если же руководитель повторно нарушит трудовое законодательство, его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет;
- органам статистики. На основании табеля составляется ряд отчетов, например форма N П-4.
Порядок заполнения табеля Учет работников
Одно подразделение — один табель. Табель ведется по каждому подразделению, составляется в одном экземпляре, подписывается лицом, ведущим табель, и руководителем структурного подразделения (работником кадровой службы).
Одна должность — одна позиция. Сведения о времени, отработанном по одной должности (профессии) одним работником, в табеле подразделения представлены отдельной позицией. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров — приказа о приеме на работу, увольнении, трудового договора и т.п. (п. 19 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных Письмом Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 N 75-АБ/89/10-80).
Сменная работа вводится, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы (ст. 103 ТК РФ). Сменная работа ведется в соответствии с графиком сменности, в котором указываются рабочие дни и продолжительность работы каждый день (общая продолжительность работы не должна превышать 40 часов в неделю).
Работа в дневную смену обозначается кодом Я (01). Если же смена приходится и на дневное, и на ночное время, рабочее время такого сотрудника целесообразно учитывать двумя позициями. Для этого в табеле на одного работника отводится дополнительная позиция, в которой отдельно указывается время работы ночью (код Н или 02).
В нижней строке ночной позиции нужно указать продолжительность рабочего времени ночью в часах, минутах.