Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно рассчитать нормы расхода топлива по приказу Минтранса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.
Обновленные нормы расхода ГСМ.
Списание всех видов топлива осуществляется по его фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ.
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, введенными в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее – Распоряжение № АМ-23-р, Методические рекомендации). Согласно этим рекомендациям норма расхода ГСМ применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры потребления ГСМ при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. Нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности организаций в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.
Стоит отметить, что с 6 апреля 2018 года указанные нормы были обновлены по некоторым легковым и грузовым автомобилям (автобусам, фургонам) отечественного производства и стран СНГ, которые выпускаются с 2008 года. Также с указанной даты в новой редакции приведены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива по субъектам РФ и их частям. Изменения внесены Распоряжением Минтранса РФ от 06.04.2018 № НА-51-р.
Обязаны ли автономные учреждения применять нормы ГСМ, установленные Распоряжением № АМ-23-р? Руководствоваться Распоряжением № АМ-23-р предписывают:
-
Минюст – в целях организации эксплуатации транспортных средств (Письмо от 21.09.2009 № 03-2609);
-
Минфин – при определении обоснованности произведенных расходов на приобретение топлива (письма от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57, от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6).
Термин «перерасход» (или «пережог») топлива, хотя и является общеупотребимым и понятным для транспортных компаний, но законодательно не определен.
Базовый документ для установления его смысла – Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, далее – Методические рекомендации). Этот документ обязателен для всех организаций и предпринимателей, эксплуатирующих автомобильную технику на территории России.
Пункт 3 Методических рекомендаций определяет, что нормой расхода ГСМ является установленное значение меры его потребления при работе автомобиля. Такая мера потребления устанавливается путем расчета расхода бензина или дизтоплива в литрах на 100 км пробега. Соответственно, перерасходом топлива будет считаться превышение этого норматива.
Для нормирования расхода ГСМ Методические рекомендации определяют базовые значения расхода топлив. Они установлены для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы. Например, автомобиль «Ока» (ВАЗ-1111) должен потреблять 6,5 литра бензина на 100 км пути, а BMW X5 с бензиновым «движком» 4,8 литра – почти в два с половиной раза больше: 15,5 л.
Кроме того, в Методических рекомендациях установлены различные поправочные коэффициенты и надбавки, учитывающие выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля. К ним, например, относятся:
- зимние надбавки (устанавливаются в зависимости от региона эксплуатации автомобиля);
- повышающие коэффициенты при работе в горной местности, на дорогах со сложным планом, при вождении, требующем частых остановок, и т.д.
Сначала организация должна документально подтвердить, что никаких технических причин для перерасхода нет. Для этого необходимо проверить узлы и агрегаты, работа которых влияет на расход ГСМ. Если на предприятии существует своя ремонтная база или в штате имеются соответствующие специалисты, то провести обследование и оформить заключение смогут они. В противном случае целесообразно обратиться в автосервис, который также может документально подтвердить отсутствие на автомобиле неисправностей и конструктивных особенностей, влияющих на расход топлива. Если будет установлено, что «пережог» мог быть вызван техническими причинами, привлекать к ответственности водителя, разумеется, нельзя.
Далее. Если автомобиль исправен, необходимо проверить, не является ли перерасход результатом конкретных дорожных условий его эксплуатации. Особенно это актуально для автомобилей, находящихся в интенсивной эксплуатации, и «возрастного» транспорта (например, автомобили специальных служб, общественный транспорт, транспорт экспедиционных компаний и т.д.). Как правило, их расход ввиду изношенности всех систем редко соответствует нормативному. Поэтому здесь никак не обойтись без так называемого «контрольного заезда (замера)». Для его проведения за управление автомобилем либо рядом с водителем садится незаинтересованное лицо, замеряются данные спидометра и уровень топлива в баке. Затем автомобиль выезжает и в течение 3-4 часов эксплуатируется в дорожных условиях (они должны быть аналогичны тем, в которых он используется обычно). После этого данные спидометра и топливного бака измеряются вновь и фактический расход сравнивается с нормативным.
В результате может оказаться, что конкретный автомобиль действительно расходует топлива больше, чем это предусмотрено нормативом. В таком случае предприятию придется либо увеличить нормативы, либо принять факт перерасхода как данность, на которую повлиять невозможно. Из необходимости проведения проверки обоснованности норм расхода исходит и существующая судебная практика (решение Устиновского районного суда г. Ижевска Удмуртской Республики от 19.12.2011 по делу № 2-503/11).
Как списать бензин без путевого листа
Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако, это не означает, что списать ГСМ компании не удастся. Если компанией автотранспорт используется, но путевые листы не ведутся, то принять к налоговому учету затраты на топливо она не сможет. Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно. Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.
Важно! Если компания не ведет путевые листы или электронную систему контроля расхода топлива, то принять к учеты затраты на него для целей налогообложения не получится. А это приведет к постоянному увеличению налогооблагаемой базы.
Для того, чтобы компания смогла вносить расходы на ГСМ в налогооблагаемую базу (если путевые листы в компании не используются), то потребуется установить в транспортных средствах системы электронного контроля. Тогда все те же функции, что накладываются на путевые листы на себя примет система, данные которой должны будут заверяться ответственным лицом.
Приняв решение о применении систем электронного контроля в ТС, руководитель должен будет издать соответствующий приказ. Приказ издается той датой, с которой начинается использование данной системе на практике.
Важно! Даже если компания использует электронную систему контроля в ТС, это не означает, что у водителя не должно быть путевого листа. Законодательством предусмотрены такие случаи, при которых наличие путевого листа является обязательным.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Расчет для легковых автомобилей
Для легкового авто расчет норматива производится по специальной формуле:
Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),
где:
- Qн — это норматив затрат ГСМ, исчисленный в литрах;
- Hs — базовый стандарт расхода топлива на пробег автомобиля в 100 км;
- S — конкретный пробег автомобиля, исчисляется в км;
- D — поправочный коэффициент, установленный к норме, отражается в %.
Базовый стандарт определяется в соответствии с рекомендациями Минтранса для организаций. Например, отдельные значения предусмотрены:
- для отечественного транспорта до 2014 года выпуска;
- для зарубежных авто до 2008 года;
- для зарубежных марок с 2008 по 2014 год.
Когда нормативы повышаются
Оснований для применения повышающих коэффициентов для расчета нормы расходов топлива на автомобильном транспорте довольно много. Значения коэффициентов варьируются от 5% до 50%. А в сумме выдают и гораздо большие значения.
Основания для повышения норм расхода топлива:
- работа в зимний период — 5-20%;
- эксплуатация в горной местности — 5-20%;
- дороги сложного плана и опасные участки дорог — 10-30%;
- передвижение в городских зонах — 5-35%;
- необходимость частых технологических остановок — 10%;
- необходимость низкой скорости движения — 15-35% в среднем;
- для обкатки нового авто — до 10%;
- по длительности эксплуатации — 5-10%.
Когда нормативы понижаются
Оснований для применения понижающих коэффициентов намного меньше. Обозначим общие случаи, когда следует уменьшить нормы Минтранса по расходу топлива. Значения приведем в таблице:
|
Критерий |
Коридор значения коэффициента |
|---|---|
|
Работа на равнинной и слабохолмистой местности, за пределами населенных пунктов |
До 15% |
|
При работе в пригородной зоне |
Не применяют повышающий коэффициент при работе в городских зонах |
Поясним на условном примере порядок списания топлива по путевым листам. У ООО «Алмаз» числится на остатке бензин определенной марки 70 л по цене 42 руб. В текущем месяце было закуплено 100 л топлива той же марки по цене 40 руб., выдано в расход — 40 л. ГСМ списывается по средней стоимости.
Средняя стоимость списания будет равна:
- 70 * 42 = 2940 руб.;
- 100 * 40 = 4000 руб.;
- 2940 + 4000 = 6940 руб.;
- 70 + 100 = 170 л;
- 6940 / 170 = 40,82 руб.
По фактическому расходу топлива затраты считаются так:
- В путевом листе отражен остаток топлива в баке 5 л, залили 40 л, остаток после рейса — 10 л.
- Фактический расход: 5 + 40 — 10 = 35 л.
- Расценив этот расход по исчисленной себестоимости, получим затраты ГСМ: 35 * 40,82 = 1428,70 руб.
- Пусть автомобиль используется для служебных целей заместителем директора, тогда затраты спишутся Дт 26 Кт 10/3 на ОХР.
При расчете по нормативам из документа АМ-23-Р берется формула расчета. Автомобиль, путевые листы которого мы взяли для расчета, легковой, формула (р. 2 п. 7) будет такая:
Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D), где:
- Д – поправочный коэффициент в процентах, установленный в организации;
- S — пробег;
- Hs – норма расхода на 100 км.
Сезонный коэффициент D (зимний, повышающий, отражающий повышенный расход бензина) не применяется. Норма расхода для данной модели — 8,8 л. Зафиксированы показания спидометра при выезде — 2510, при возвращении — 2565.
- Пробег: 2565 — 2510 = 55 км.
- Расход: Qн = 0,01 * 8,8 * 55 * (1 + 0,01) = 0,01 * 8,8 * 55 * 1,01 = 0,01 * 484 * 1,01 = 4,84 * 1,01 = 4,89 л.
- 4,89 * 40,82 = 199,61 руб.
- Проводка: Дт 26 Кт 10/3 199,61 руб.
Может ли ИП пользоваться личным автомобилем
У ИП на УСН с режимом «доходы минус расходы», использующего личный транспорт в бизнесе, часто возникает вопрос, можно ли включить в расходы покупку автомобиля. Можно, но при соблюдении определенных условий. ИП должен впоследствии доказать налоговым органам, что приобретал автомобиль для ведения предпринимательской деятельности, то есть для получения прибыли.
К примеру, ИП занимается грузоперевозками и купил газель для доставки груза. В данном случае автомобиль приобретен непосредственно для ведения бизнеса и используется для получения дохода. Стоимость такого транспортного средства ИП может отнести в расходы.
Когда ИП использует личный автомобиль для поездок в банк, налоговую или к поставщикам, стоимость транспортного средства в расходы отнести нельзя. По этому вопросу есть письмо Минфина — можно отнести автомобиль к основным средствам. А расходы по ГСМ в любом случае можно отнести к расходам ИП и их нужно учитывать.
ИП нужно документально оформить использование личного транспорта. Некоторые ИП оформляют договор аренды автомобиля без экипажа или в приказе пишут сумму компенсации за использование автомобиля — но в этом случае ИП оформляет документацию сам с собой, что некорректно.
Лучше издать приказ или решение, в котором ИП пропишет перечень имущества, используемого для ведения предпринимательской деятельности. Таким имуществом может быть компьютер или принтер. В этот перечень можно включить и автомобиль. Тогда все затраты, связанные с данным имуществом, вы сможете отнести в статью расходов ИП.
Расходы на покупку личного автомобиля
Прежде чем учитывать затраты в расходах УСН, подумайте, как доказать налоговой, что используете автомобиль для бизнеса. Чем дальше ваш вид деятельности от перевозок или разъездов, тем сложнее это сделать.
Случай из жизни: ИП занимается установкой металлопластиковых конструкций и учитывает в расходах стоимость легкового автомобиля, который он, по его словам, использует для «получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Налоговая признала это неправомерным, «поскольку предприниматель осуществляет вид деятельности, не относящийся к грузовым и пассажирским грузоперевозкам», доначислила налог, пени и штраф.
Предприниматель начал судиться с налоговой, и суды разных инстанций поддержали его. Запомните ключевые фразы из судебного постановления — пригодятся на случай споров:
- «Автомобиль приобретен и использовался предпринимателем непосредственно в процессе предпринимательской деятельности, с целью получения дохода от данного вида деятельности, а доводы налогового органа об использовании транспортного средства в личных целях носят предположительный характер».
- «Налоговое законодательство не содержит ограничений по включению в расходы затрат по приобретению и обслуживанию транспортных средств, приобретенных для осуществления предпринимательской деятельности. В этой связи доводы инспекции о том, что расходы принимаются лишь при осуществлении деятельности, связанной с грузовыми и пассажирскими перевозками, не основаны на законе». (Постановление ФАС Уральского округа от 18 октября 2007 г. по делу № Ф09-8532/07-С3).
Но нельзя надеяться на то, что от налоговой больше не будет претензий. Минфин в письме от 26.03.2008 г. № 03-04-05-01/79 утверждает, что «легковой автомобиль, используемый индивидуальным предпринимателем для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не может быть признан основным средством».
Получается, вы рискуете, если учитываете расходы на покупку автомобиля, который необязателен для вашего бизнеса. Доказывать свою позицию, возможно, придётся в суде. Но нет гарантии, что решение суда будет таким же благоприятным.
Ещё раз: сначала решите, сможете ли доказать налоговой пользу личного автомобиля для бизнеса. Для чего вы его используете? Помогает ли он вам получать доходы? Почему вы не можете получать доходы без него? Если вы ответили на эти вопросы и даже отрепетировали ответ вместе с другом-скептиком, можете учитывать расходы на покупку автомобиля в налоге УСН.
Как списать гсм, если организация не ведет путевых листов
Он входит в число первичных документов. В нем указывается маршрут, его общий километраж, объем топлива на начало рабочего дня и на его конец. Как правило, списывается разница в объемах топлива по его фактической себестоимости. Затраты должны быть обоснованными и не превышать установленные нормы потребления топлива. Что касается налогового учета на прибыль стоимость ГСМ сообразно статье 254 НК можно включить в материальные затраты.
Но можно отнести их к прочим расходам соответственно предписаний статьи 264 НК. Чтобы не возникли вопросы относительно объема израсходованного топлива нужно применять определенные виды норм.
Путевой лист должен быть оформлен на бланке с типовой формой № 3, которая была утверждена постановлением Госкомстата. Его публикация была произведена 28 ноября 1997 года под номером 78.
Хотя предприятие может разработать собственный бланк, что тоже не возбраняется.
Как списать бензин без путевого листа
Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако, это не означает, что списать ГСМ компании не удастся. Если компанией автотранспорт используется, но путевые листы не ведутся, то принять к налоговому учету затраты на топливо она не сможет. Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно. Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.
Важно! Если компания не ведет путевые листы или электронную систему контроля расхода топлива, то принять к учеты затраты на него для целей налогообложения не получится. А это приведет к постоянному увеличению налогооблагаемой базы.
Для того, чтобы компания смогла вносить расходы на ГСМ в налогооблагаемую базу (если путевые листы в компании не используются), то потребуется установить в транспортных средствах системы электронного контроля. Тогда все те же функции, что накладываются на путевые листы на себя примет система, данные которой должны будут заверяться ответственным лицом.
Приняв решение о применении систем электронного контроля в ТС, руководитель должен будет издать соответствующий приказ. Приказ издается той датой, с которой начинается использование данной системе на практике.
Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.
Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.
Стоимость единицы бензина равна:
- 25 * 41 = 1025,00 руб.
- 120 * 39 = 4680,00 руб.
- 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
- 25 + 120 = 145 л.
- 5705 / 145 = 39,34 руб.
Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.
Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.
Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км. Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км. Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T.
Как вести учет и списание горюче-смазочных материалов в 1С
Предприятия закупают топливо как централизовано, с последующим распределением со склада, так и по мере необходимости — за наличный расчет, по корпоративным и топливным картам, талонам, ведомостям. Напомню проводки и учет ГСМ пошагово в 1С:8.3 для лучшего понимания процесса.
Начнем с покупки:
| Документ | Раздел программы | Дт счета | Кт счета | Операция |
|---|---|---|---|---|
| Выписка банка | Банк и касса | 60.01 | 51 | Оплата по факту поставки |
| Выписка банка | Банк и касса | 55.04 | 51 | Перечисление на корпоративную карту |
| Выписка банка | Банк и касса | 60.02 | 51 | Перечисление на топливную карту |
| РКО | Банк и касса | 71.01 | 50 | Выдача денежных средств подотчет |
Что такое путевой лист
Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.
Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.
Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.
О последних требованиях Минтранса к обязательным реквизитам в путевых листах читайте в материалах:
- «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
- «С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме»;
- Путевые листы: с 1 марта 2019 порядок выписки меняется.
Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться .
На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).