Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое среднесписочная численность работников и как ее посчитать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Для чего нужна среднесписочная численность
На основании данных о количестве трудоустроенных лиц налоговая инспекция контролирует:
- соблюдение права на применение УСН. Законом установлено, что упрощёнку могут использовать ИП и организации со средним числом работников не более 130 человек в течение года;
- разрешённые способы сдачи отчётности. Этот пункт касается также отчётов в ПФР и ФСС. Например, нельзя сдавать декларацию по налогу на прибыль на бумаге, если в штате числится более 100 человек;
- правомерность использования ИП патентной системы налогообложения (средняя численность работников не может превышать 15 человек).
Порядок расчета среднесписочной численности работников
Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 — 11 месяцев) рассчитывается с использованием среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период.
Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за каждый месяц, надо следовать следующему алгоритму:
1. Сначала надо определить списочную численность полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца.
В рабочие дни она равна количеству всех работников, с которыми заключены трудовые договоры, с учетом всех сотрудников не явившихся на работу из-за временной нетрудоспособности, а также с учетом всех сотрудников, находящихся в командировках и отпусках.
Где установлен порядок расчета
Средняя списочная численность работников указывается в отчетах в различные контролирующие органы:
| Контролирующий орган | Отчет | Срок сдачи |
|---|---|---|
| ИФНС | Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий год | До 20 января |
| ФСС | 4-ФСС | Ежеквартально до 20 (на бумаге) или 25 (в электронном виде) числа месяца, следующего за отчетным кварталом |
| Росстат | П-4 | Ежеквартально до 15 числа следующего месяца |
| 1-Т (годовая) | До 20 января следующего года |
Как определить среднесписочную численность работников за год
Бухгалтерии для отчетов статистики, 4-ФСС, сведений в ИФНС требуется вести учет среднесписочной численности работников за год. Формула расчета его такова:
ССЧ = сумма СЧ, состоящая из общего числа численности за все месяцы : 12,
где ССЧ — среднесписочная численность за год,
СЧ- среднесписочная численность за месяц;
12- количество месяцев в году.
Если необходимо узнать ССЧ не за год, а за другой период, допустим, квартал – то складываются СЧ за все месяцы квартала (три цифры), и делятся на 3 (число месяцев в квартале).
Для статистической отчетности данные обычно округляются по арифметическим правилам до одного десятичного знака (округление значения менее 0,5 до нуля; от 0,5 и более – до единицы). Для формы среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, направляемой в ИФНС и для 4-ФСС округлять нужно до целого значения.
Чтобы было понятнее, разберем расчет на примерах.
Таблица 1. Когда нужно считать среднюю численность работников
------------------------------T----------------------------------¬
¦ Случаи ¦ Комментарий ¦
+-----------------------------+----------------------------------+
¦Чтобы определить, имеет ли ¦Использовать упрощенную систему ¦
¦организация (предприниматель)¦налогообложения могут только те ¦
¦право на применение ¦фирмы, средняя численность ¦
¦"упрощенки" ¦работников которых не превышает ¦
¦ ¦100 человек (пп. 15 п. 3 ¦
¦ ¦ст. 346.12 НК РФ) ¦
+-----------------------------+----------------------------------+
¦Чтобы определить, обязана ли ¦Если в течение отчетного ¦
¦организация (предприниматель)¦(налогового) периода средняя ¦
¦отказаться от "упрощенки" и ¦численность работников ¦
¦перейти на общий режим ¦налогоплательщика превысила 100 ¦
¦налогообложения ¦человек, он утрачивает право на ¦
¦ ¦применение упрощенной системы ¦
¦ ¦налогообложения с начала того ¦
¦ ¦квартала, в котором допущено ¦
¦ ¦указанное превышение (п. 4 ст. ¦
¦ ¦346.13 НК РФ) ¦
+-----------------------------+----------------------------------+
¦Чтобы рассчитать единый налог¦Сумма налога определяется ¦
¦на вмененный доход по видам ¦умножением базовой доходности на ¦
¦деятельности, базовая ¦среднесписочную (среднюю) ¦
¦доходность по которым ¦численность работников и ¦
¦установлена в расчете на ¦соответствующие коэффициенты К и ¦
¦одного работника ¦ 1 ¦
¦ ¦К (ст. 346.27 НК РФ). В данном ¦
¦ ¦ 2 ¦
¦ ¦случае речь идет именно о средней ¦
¦ ¦численности работников, то есть о ¦
¦ ¦количестве работников за каждый ¦
¦ ¦календарный месяц налогового ¦
¦ ¦периода с учетом всех работников, ¦
¦ ¦в том числе работающих по ¦
¦ ¦совместительству, договорам ¦
¦ ¦подряда и другим договорам ¦
¦ ¦гражданско-правового характера ¦
+-----------------------------+----------------------------------+
¦Чтобы заполнить форму ¦Данные о средней численности ¦
¦статистического наблюдения ¦указываются в разд. 2 формы N П-4 ¦
¦N П-4 "Сведения о ¦(Постановление Росстата от ¦
¦численности, заработной плате¦01.08.2005 N 52) ¦
¦и движении работников" ¦ ¦
+-----------------------------+----------------------------------+
¦Чтобы определить, относится ¦Средняя численность является одним¦
¦ли организация к субъектам ¦из критериев, по которым ¦
¦малого предпринимательства ¦организации признаются субъектами ¦
¦ ¦малого предпринимательства ¦
¦ ¦(п. 1 ст. 3 Федерального закона ¦
¦ ¦от 14.06.1995 N 88-ФЗ "О ¦
¦ ¦государственной поддержке малого ¦
¦ ¦предпринимательства в Российской ¦
¦ ¦Федерации"). Напомним, что ¦
¦ ¦субъекты малого ¦
¦ ¦предпринимательства не применяют ¦
¦ ¦ПБУ 18/02 "Учет расходов по налогу¦
¦ ¦на прибыль" ¦
L-----------------------------+-----------------------------------
Правила исчисления средней численности работников приведены в п. п. 83 — 89 Постановления Росстата от 03.11.2004 N 50 (далее — Постановление N 50). Так, средняя численность работников складывается из среднесписочной численности работников, средней численности внешних совместителей и средней численности лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера.
Рассмотрим, как рассчитывается каждая из составляющих средней численности, за исключением среднесписочной численности (о порядке ее расчета читайте на с. 123).
Таблица 3. Списочная численность подрядных работников за январь 2007 года
Дата |
Списочная |
Дата |
Списочная |
1 января |
0 |
14 января |
3 |
2 января |
0 |
15 января |
3 |
16 января |
3 |
||
3 января |
0 |
17 января |
3 |
18 января |
3 |
||
4 января |
0 |
19 января |
3 |
20 января |
3 |
||
5 января |
0 |
21 января |
3 |
22 января |
3 |
||
6 января |
0 |
23 января |
3 |
7 января |
0 |
24 января |
3 |
25 января |
3 |
||
8 января |
0 |
26 января |
3 |
9 января |
1 |
27 января |
3 |
10 января |
2 |
28 января |
3 |
11 января |
2 |
29 января |
2 |
12 января |
3 |
30 января |
2 |
13 января |
3 |
31 января |
2 |
Итого 62 |
Определим среднюю численность сотрудников, работающих по договорам гражданско-правового характера.
Распределение предприятий по численности работников:
|
Группы предприятий по численности работников, чел. |
Число предприятий |
|
До 2 |
14 |
|
2-4 |
28 |
|
4-6 |
31 |
|
6-8 |
18 |
|
8 и более |
9 |
Как рассчитать среднесписочную численность за год
Рассчитаем среднегодовую численность сотрудников ООО «Стройдеталь», согласно данным, приведенным в таблице ниже:
| Месяц | январь | февраль | март | апрель | май | июнь | июль | август | сентябрь | октябрь | ноябрь | декабрь |
| списочнаячисленность | 32 | 29 | 27 | 33 | 33 | 32 | 28 | 25 | 28 | 29 | 31 | 32 |
Среднегодовая численность = 359 : 12 = 30 человек работников.
Расчет средней и среднесписочной численности работников
Организации и предпринимателю нужно знать среднюю численность своих работников для расчета налогов. Например, чтобы решить, имеет фирма право переходить на упрощенную систему налогообложения или нет. Чтобы воспользоваться регрессивной шкалой при расчете взносов в Пенсионный фонд, также нужно знать среднюю численность работников.
Фонд социального страхования требует указывать этот показатель при сдаче отчетности. Средняя численность работников рассчитывается за определенный период, например месяц, квартал, полугодие. Чтобы рассчитать среднюю численность работников, нужно знать: — среднесписочную численность работников; — среднюю численность внештатных совместителей; — среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
Если у вас работают только штатные сотрудники по трудовым договорам, то вам достаточно определить их среднесписочную численность. В данном случае она совпадет со средней численностью работников.
Среднесписочная численность работников
Чтобы определить среднесписочную численность работников, сначала нужно рассчитать их списочную численность. Списочная численность работников рассчитывается на определенную дату. Например, на первое или последнее число месяца.
В списочную численность работников за каждый календарный день включаются все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор. Обратите внимание: в списочной численности работников учитываются не только работники, которые вышли на работу, но и отсутствующие работники. Например, работники, которые взяли больничный, уехали в служебную командировку, ушли в отпуск.
— подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения двухнедельного срока предупреждения об увольнении.
Пример 30 марта 2005 года в организации числились 15 человек. Из них 9 человек работают по трудовому договору, 6 человек — по договору гражданско-правового характера. Из 9 сотрудников, с которыми заключен трудовой договор, двое приняты по совместительству из других организаций. Рассчитаем списочную численность работников на 30 марта 2004 года.
Для этого из общего количества сотрудников нужно вычесть тех, кто работает по договорам гражданско-правового характера, и тех, кто принят по совместительству. Таким образом, на 30 марта 2004 года списочная численность сотрудников организации составляет 7 человек (15 — 6 — 2). Среднесписочная численность работников рассчитывается за определенный период. Она вычисляется так: складывается списочная численность работников за каждый день месяца (включая праздничные, рабочие и выходные дни) и полученная сумма делится на число календарных дней периода. Не все работники, которые входят в списочную численность, учитываются при расчете среднесписочной численности.
— сотрудники, обучающиеся или поступающие в образовательные учреждения и находящиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы.
Пример Списочная численность работников организации составила: — за каждый календарный день с 1 по 15 апреля — 305 человек; — с 16 по 30 апреля — 290 человек. В апреле пять женщин находились в отпуске по беременности и родам. Согласно трудовым договорам в апреле все сотрудники организации были приняты на полный рабочий день. Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за апрель, из списочной численности нужно исключить женщин, находившихся в декретном отпуске.
Таким образом, сумма численности работников списочного состава за все дни апреля составит: 15 дн. 305 чел. 5 чел.290 чел. 5 чел. 15 дн. 8775 чел. Среднесписочная численность работников за апрель будет равна: 8775 чел. 30 дн. 292,5 чел. Округлив эту цифру до целых единиц, получим, что среднесписочная численность работников за апрель — 293 человека.
Чтобы определить среднесписочную численность работников за квартал, нужно сложить среднесписочную численность за каждый месяц квартала и разделить эту сумму на 3. Аналогичным образом определяется среднесписочная численность работников за любой период с начала года (полугодие, 9 месяцев и т.д.) и за весь год.
Пример За каждый месяц 2004 года среднесписочная численность работников равнялась: — в январе — 320 чел. 325 чел. 320 чел. 290 чел. 290 чел; — в июне — 305 чел. 310 чел. 310 чел. 310 чел. 315 чел. 315 чел. 315 чел. Среднесписочная численность работников за 2004 год составит: (320 чел. 325 чел. 320 чел.
Округлив эту цифру до целых единиц, получим, что среднесписочная численность сотрудников за 2004 год — 310 человек. Расчет среднесписочной численности при неполном рабочем дне. Сотрудники, которые в соответствии с трудовым договором работают неполное рабочее время, включаются в среднесписочную численность пропорционально отработанному времени.
Сначала рассчитывается общее количество человеко-дней, отработанных этими сотрудниками. Для этого общее количество отработанных человеко-часов делится на продолжительность полного рабочего дня и умножается на количество отработанных дней.
Затем определяется средняя численность неполностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого общее количество отработанных человеко-дней делится на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.
Пример Согласно письменным заявлениям в сентябре 2004 года два сотрудника организации работают по 4 часа в день. Организация работает по графику пятидневной рабочей недели. Нормальная продолжительность рабочего дня составляет 8 часов. Следовательно, при расчете среднесписочной численности эти сотрудники учитываются за каждый рабочий день как 0,5 человека (4 чел. 8 ч). В сентябре 2004 года первый сотрудник отработал 22 дня, а второй 16 дней. У первого сотрудника общее количество человеко-дней за сентябрь равно 11 (22 чел. 0,5 чел. У второго сотрудника общее количество человеко-дней за сентябрь будет равно 8 (16 чел.0,5).
Обязательно подавайте сведения о численности персонала в налоговую
Работодатели больше не должны сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников в виде самостоятельного отчета. Об этом сказано в изменениях НК РФ. То есть в произвольной форме отчитаться о количестве сотрудников больше нельзя.
Изменения вступили в силу с 1 января 2021 года. И если раньше каждый работодатель был обязан ежегодно сдавать такой отчет, то теперь данные о численности работающих сотрудников в организации нужно включать в расчет по страховым взносам (РСВ).
Сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников (ССЧ) необходимо всем организациям с наемными работниками. Исключение — ИП без сотрудников.
для заполнения РСВ на сайте Консультанта.
заполнения РСВ.
Списочная и среднесписочная численность работников
Численность работников списочного состава — количественный показатель списочного состава, приводящийся на заданную дату, а также в среднем за отчетный период (которым может быть месяц, квартал, год с его начала). Именно усредненный показатель чаще всего необходим для статистических и налоговых целей, а также для определения средней заработной платы, эффективности труда, коэффициентов оборота и других показателей.
Правилам подсчета этой величины посвящен раздел третий Инструкции (пункты 11 — 23).
В списочную численность включаются все сотрудники организации, которые на определенную дату или период заняты в ней, за некоторыми исключениями. При этом каждый работник учитывается в ней только однажды и как одна единица; включаются туда как фактически работающие лица, так и отсутствующие на работе.
Численность работников списочного состава обязана соответствовать сведениям, содержащимся в табеле учета использования рабочего времени.
Исключаются из списочной численности совместители, лица, работающие по гражданско-правовым договорам, и некоторые другие категории.
К примеру, рассчитать среднесписочную численность работников за отчетный месяц можно так (п. 12):
- во-первых, суммируется численность работников списочного состава за каждый его календарный день (с 1 по 30/31 число, для февраля — по 28/29) вместе с праздничными (нерабочими) и выходными днями;
- во-вторых, полученный результат делится на число календарных дней отчетного месяца.
Некоторые категории работников, включаемые в списочный состав, в среднесписочную численность не входят, например, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком (п. 14 Инструкции), что следует учитывать при расчетах.
Применение средней численности
Для того, чтобы компания смогла подтвердить свое право на льготное налогообложение, необходимо рассчитывать среднюю численность работников. Потребуется расчет в следующих случаях:
- При переходе организации или ИП на такие режимы налогообложения, как УСН или ЕНВД. Для того, чтобы компания смогла это сделать, показатель средней численности за год не должен быть выше 100 человек. При превышении этого показателя применение спецрежимов невозможно;
- При переходе ИП на патентную систему налогообложения. Для того, чтобы предпринимателю воспользоваться своим правом по применению такого режима, средняя численность не должна превышать 15 человек;
- Для получения налоговых льгот.
Сроки подачи данных и штрафы
Заполненные формы отчетности подаются ФНС не позднее 20 числа месяца, который следует за отчетным. Сроки предоставления численности строго регламентируются Налоговым кодексом РФ, в частности статьей 80.
Отчет предоставляется в налоговую службу по месту регистрации предприятия. В соответствии с налоговым законодательством, несвоевременная подача среднесписочной отчетности влечет за собой штраф в размере от 300 до 500 руб.
Непредоставление отчетности измеряется штрафом и возможным административным взысканием, в соответствии с трудовым и административным законодательством.