Материальная помощь: учет и налоги

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Материальная помощь: учет и налоги». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Выплату матпомощи надо оформить документально

2. Основания для получения материальной помощи

3. Понятие материальной помощи: предоставление и поддержка

4. Виды материальной помощи

5. Что такое премии и стимулирующие выплаты

6. Выплата материальной помощи сотруднику

7. Как оформить материальную помощь сотруднику?

8. Материальная помощь сотрудникам: налоговые последствия для компании и работников

9. Как оформить родственника в государственный дом престарелых

Выплату матпопощи производят на основании приказа руководителя. В приказе указывают размер и порядок выплаты материальной помощи. Также назначаютс сотрудников, ответственных за выдачу матпомощи.

Выплату матпомощи надо оформить документально

Подписанию приказа предшествует обращение работника за материальной помощью. Письменное обращение обычно оформляют заявлением, к которому прикладывают подтверждающие документы. Например:

справку из МЧС о чрезвычайном событии, а также документы о стоимости утраченного имущества;
документы из лечебного учреждения – счет на лечение, протокол медкомисии, рецепты и назначения врача;
свидетельство о рождении или усыновлении ребенка;
свидетельство о вступлении в брак;
свидетельство о смерти;
иные документы, подтверждающие факт события, ставшего причиной обращения за помощью.

Наниматель предоставляет ее на конкретные цели, которые регламентируются локальным актом компании. Например, это может быть материальная помощь на лечение сотрудника. Также к целевым вариантам социальной поддержки относится рождение у сотрудника ребенка, свадьба. Во многих компаниях также существует материальная помощь в связи со смертью сотрудника. Она выплачивается близким родственникам после того, как они подтвердят степень своего родства с погибшим работником. Материальная помощь родственнику сотрудника выдается в сумме, которая определена локальным актом компании. Если в организации нет положения, в котором бы упоминался такой вид социальной поддержки, работодатель действует на свое личное усмотрение. К примеру, материальная помощь родственнику сотрудника может составлять размер его должностного оклада.

Практически все виды такой поддержки не облагаются налогом, так как они подпадают под вариант льготного налогообложения.

Как оформляется в документах материальная помощь сотруднику? Страховые взносы, которые уплачивает организация в Фонд обязательного социального страхования, могут быть уменьшены на величину социальных выплат, сделанных в качестве поддержки сотрудникам.

Работник, у которого возникли в жизни моменты (обстоятельства), соответствующие основаниям, установленным работодателем для выдачи материальной помощи, пишет нанимателю соответствующее заявление. Человек прикладывает к нему копии документов, подтверждающих данное право. Даже в тех случаях, когда материальная помощь оказывается в соответствии с Уставом организации, работник обязан написать заявление на ее получение.

К примеру, если основанием является появление ребенка у сотрудника, он прикладывает к заявлению копию свидетельства о рождении.

Если умирает член семьи, для получения социальной поддержки от нанимателя работник дополняет заявление копией свидетельства о смерти, а также документами, которые подтверждают родство.

К примеру, если было полностью уничтожено имущество, пострадало из-за стихийного бедствия, необходимо взять справку в подразделении по чрезвычайным ситуациям региона или в ином компетентном органе.

Руководитель обязан внимательно ознакомиться с поданным заявлением. В каждой организации существуют конкретные сроки рассмотрения заявления работника, определяются они локальным актом (Уставом организации). Далее нанимателем принимается решение, которое оформляется в виде приказа по организации (учреждению). В приказе формулируется четкое основание выделения конкретному сотруднику материальной помощи, отмечается срок выплаты, размер пособия, источник выплаты. Подобный приказ рассматривается как основание для бухгалтерии для начисления соответствующей выплаты сотруднику.

С позиции работодателя источник выплаты является очень важным вопросом. Финансирование может производиться из двух основных источников: из получаемой прибыли; из фонда заработной платы.

Учитывая саму суть понятия «материальная помощь», более логичным является второй вариант финансирования.

Подобная выплата является формой социальной поддержки работников, а не дополнительным вознаграждением сотрудника за добросовестное выполнение им своих прямых служебных обязанностей, поэтому неправильно делать выплаты из премиального фонда.

Такой же точки зрения придерживаются и органы власти. Целевая помощь, которая оказывается работнику единовременно, не вызывает вопросов относительно источника выплат. Она представляет собой те материальные средства, которые остались у компании после уплаты всех налогов. Спорным вопросом являются нецелевые непостоянные выплаты. К примеру, среди них можно упомянуть материальную помощь, которая нанимателем была выделена к отпуску работника.

Целевая помощь, которая единовременно оказывается из-за стихийного бедствия либо чрезвычайной ситуации, смерти родственника либо самого сотрудника, не облагается в нашей стране НДФЛ. С выдаваемой суммы не удерживают страховые взносы.

Материальная помощь в размере 50000 рублей, выдаваемая при рождении ребенка, также не подлежит обложению НДФЛ, она не считается объектом удержания взносов в Пенсионный фонд, а также в Фонд социального страхования.

Если сумма выплат превышает эту величину, в таком случае с нее удерживаются взносы и налоги в общем порядке. Общий размер материальной помощи, которая не облагается НДФЛ, освобождается от уплаты социальных взносов в страховой фонд, не должен превышать 4000 рублей.

Основания для получения материальной помощи

Так как обязательства по предоставлению материальной помощи от работодателя сотрудникам не прописаны в каких-либо законодательных актах, то, соответственно, основания, при возникновении которых граждане вправе рассчитывать на получение финансовой или натуральной поддержки, также не зафиксированы где-либо.

Фактически сотрудник может обратиться к работодателю по любому вопросу. Согласно практике в крупных организациях распространены несколько стандартных ситуаций, при возникновении которых гражданин может запросить у своего руководителя финансовую поддержку. К таковым относятся:

необходимость в приобретении дорогостоящих лекарственных средств и специализированных медицинских технических средств реабилитации;
необходимость в дорогостоящем стоматологическом лечении;
необходимость в установке ортодонтических имплантатов;
необходимость в получении платной медицинской помощи, включая хирургические вмешательства, лечение и реабилитацию в санаторно-оздоровительных учреждениях и т.д.;
различные чрезвычайные происшествия, в результате которых пострадала недвижимость или другое значимое имущество гражданина (автомобиль, использующийся для работы, бытовые коммуникации и т.д.) – к таковым относятся стихийные бедствия, техногенные катастрофы, несчастные случаи и т.д.;
оформление больничного по беременности и родам и уход в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет (финансовая поддержка оказывается в дополнение к больничному пособию по временной нетрудоспособности в связи с беременностью и к отпускным выплатам по уходу за детьми);
выход на пенсию, включая досрочные основания;
невозможность дальнейшей трудовой деятельности в организации в связи с заболеванием, травмой, получением группы инвалидности и т.д.;
рождение ребенка;
усыновление или оформление опекунства над ребенком;
бракосочетание;
юбилей на «круглые даты»;
сложная финансовая ситуация;
неотложные финансовые нужды (например, восстановление основных необходимых для жизни коммуникаций после пожара);
ежегодный отпуск;
подготовка ребенка к учебному году в дошкольном или в среднем образовательном учреждении;
смерть близкого родственника.

Мы выяснили, как получить материальную помощь на работе. Для этого потребуется:
желание работодателя;
утверждённый нормативный акт предприятия.

Единовременная материальная помощь неработающему бывшему работнику (уволенному из вуза в связи с болезнь), в случае его лечения (в т.ч. приобретения лекарств, медицинских изделий, оплаты транспортировки в лечебные учреждения, за исключением оплаты стоматологических услуг) оказывается в размере до 30 000 руб. (с учетом стажа работы в СПбГЭТУ «ЛЭТИ» и произведённых затрат) в течение 3 месяцев после увольнения по состоянию здоровья, в случае, если материальная помощь не была оказана в течение последних 3-х лет его работы.

Перечень необходимых документов:

Документы, подтверждающие расходы, в соответствии с назначением (направлением) врача, сроком давности не более 1 года до даты подачи заявления в ОСР.

Понятие материальной помощи: предоставление и поддержка

Матпомощь предоставляется, когда у сотрудника возникли тяжелые жизненные ситуации, для выхода из которых требуются существенные денежные средства.

Выплата материальной помощи носит непроизводственную направленность и не связана с трудовыми качествами специалиста, хотя его личность может учитываться при начислении пособия и согласования размера денежной суммы.

Предоставляемые в качестве финансовой поддержки деньги не считаются элементом оплаты труда. Основная цель сумм материальной помощи – дать нужные деньги для решения личных финансовых проблем сотрудника, вне зависимости от успехов и достижений на работе.

Материальная помощь, в том числе государственная, не носит регулярный характер и чаще всего предоставляется:

на прохождение работником дорогого лечения в амбулаторном порядке или стационаре. Поддержка может предоставляться в связи с реабилитацией работника в санатории;
в связи со смертью членов семьи сотрудника или самого работника (предоставляется тогда его родителям, детям, супругу или другим близким людям);
в связи с утратой вещей, документов и дома при пожаре или другой чрезвычайной ситуации;
после вступления в брак;
при рождении ребенка;

Виды материальной помощи

Законодательством в отношении работодателя не предусмотрена такая мера, как материальная помощь сотруднику. Но это возможно делать собственными внутренними уставными актами организации. Чаще всего в качестве матпомощи предпочитают выплачивать денежные средств, и их размер устанавливается самим главой компании.

Величина может являться фиксированной суммой или составлять какой-либо процент, часть от заработной платы, вплоть до 100-процентного размера или совокупность из нескольких окладов. В каких случаях выплачивается материальная помощь работнику:

в случае появления ребенка;
при заключении брака;
по причине травм или болезней, в том числе приобретенных вне трудовой занятости;
по причине смерти родственника;
при утрате жилья или имущества по обстоятельствам, независимым от человека;
по причине смерти самого сотрудника и т. д.

К случаям, когда положена материальная помощь, относится:

проживание одиночное;
инвалидность;
неполная семья и отсутствие дополнительных доходов;
временное отсутствие заработка у мужа (жены).

Надо отметить, что материальная помощь сотрудникам, согласно закону, не является обязательной, также ее размер не прописан ни одним законодательным и правовым актом. Для получения сведений о возможности получения денежной поддержки и как правильно написать заявление в конкретной организации необходимо обращаться в бухгалтерию на работе, также подобная информация может быть прописана в трудовом соглашении. Рабочий может полагаться на такие виды материальной помощи на предприятии, как:

единоразовая (зависит от периодизации предоставления);
целевая (связана с определенной целью обеспечения);
нецелевая (из-за тяжелого положения);
денежная или иная, зависящая от вида выплаты.

Что такое премии и стимулирующие выплаты

К ним относятся некоторые доплаты, надбавки и прочие виды материального поощрения. Они, в отличие от компенсационных, не производятся за труд в особых условиях (например, с вредными веществами) и не ограничены законодательно в размерах.

Если в трудовом договоре говорится о начислении премий с определенной периодичностью, и нет других условий их выдачи, следовательно, они рассматриваются как часть трудового заработка и подлежат обязательной выплате.

Допустим, при приеме на работу договором предусмотрен пункт о выдаче материальной помощи к отпуску с указанием суммы. Тогда без дополнительных документов работодатель обязан эту выплату произвести. Если размер ее не указан, потребуется ссылка на локальный акт (положение о премировании), с которым сотрудника знакомят под роспись.

Согласно законодательству, под понятие материальной помощи попадает любая передача как денег, так и лекарств, продуктов, одежды или обуви, транспорта и прочих материальных ресурсов нуждающимся лицам. Это трактовка Национального стандарта РФ (ГОСТ Р 52495-2005) в части социального обслуживания.

Касается это прежде всего лиц, пострадавших от терактов или стихийных бедствий. Но четкой трактовки оказания ее рядовым трудящимся в законодательстве нет. В общем случае под это определение попадает нанесение ущерба здоровью (не по вине предприятия), финансовых неприятностей в особо крупном размере и, как было упомянуто выше, знаменательное событие, например, появление ребенка.

Выплата материальной помощи сотруднику

Матпомощь не входит в систему оплаты труда по ст. 135 Трудового кодекса РФ, то есть ее не дают за перевыполнение плана или вредные условия труда.

Материальная помощь — выплата социального характера, она предназначена для участия в хороших и поддержки работников в плохих жизненных событиях. Тем самым работодатель показывает свое небезразличие и взамен получает лояльность работников. Такие выплаты — популярная практика всех крупных компаний.

В Трудовом кодексе РФ и других законах нет норм, которые бы обязывали работодателя выплачивать матпомощь, он делает это по собственному волеизъявлению. Поэтому требовать выплаты, если такая обязанность работодателя не установлена локальными документами, работник не может.

Родители или супруг(а) могут обратиться к руководителю компании за помощью в погребении умершего работника.

Помогать им или нет — решает руководитель. Если обязанность оказания матпомощи в случае смерти работника прописана в локальном нормативном акте, отказать он не вправе.

Теоретически, рассчитывать на эту выплату может любой сотрудник предприятия, даже бывший, попросивший о ней в сложный жизненный момент. На практике социальную поддержку работодатель чаще всего оказывает по факту:

необходимости поправки здоровья (если нетрудоспособность не связана с виной работодателя);
неожиданного финансового ущерба сотрудника (стихийное бедствие, кража, коммунальные неприятности, авария и т.п.);
наступления финансово дорогих жизненных событий (свадеб, похорон, рождения детей и т.д.);
ухода на пенсию (помимо положенных законом выплат).

К СВЕДЕНИЮ! Материальная помощь может быть и нецелевой, в заявлении в таком случае пишут «в связи с тяжелым материальным положением». Но, поскольку она подпадает под другие категории налогообложения, ее редко начисляют в размере больше 4 тыс. руб.

Если таким особым обстоятельством является смерть самого сотрудника, то финансовую помощь работодатель окажет его ближайшим родственникам (при наличии заявления от них, подкрепленного свидетельством о смерти, и подтверждающих родство документов).

СПРАВКА! Размер пособия в каждом случае определяется работодателем, во внимание принимаются сами обстоятельства и тонкости налогообложения. Ориентировочные суммы могут указываться в «Положении о материальной помощи», если такой акт действует в данной компании. Сроки подачи письменной просьбы на оказание этой помощи не регламентируются, кроме рождения малыша: в этом случае заявление принимается не позже, чем пройдет год с этого события.

Все обстоятельства, которые могут служить основанием для назначения финансовой помощи, обязательно перечисляются в соответствующем локальном акте – «Положении о материальной помощи», колдоговоре. Формулировки их должны быть как можно более точными и конкретными, во избежание обвинений в снижении налоговой базы со стороны инспекции.

Для сотрудника нужно совершить всего лишь три действия:

написать заявление, приложив к нему соответствующие документальные подтверждения;
дождаться резолюции начальства;
получить деньги на банковскую карту или на руки под роспись в ведомости или отдельном кассовом ордере.

Порядок действий работодателя несколько сложнее:

Рассмотрение поданного заявления:
- оценка основания обращения (включен ли повод в перечень локального документа о начислении материальной помощи);
- изучение подтверждающей документации (свидетельства о браке, рождении, смерти, справки, выданной подразделением МЧС или ЖЭКом и т.п.).
Издание приказа о выплате указанной помощи в обозначенном размере в определенный срок. В приказе обязательно должно быть:
- ФИО претендента на данную выплату;
- основание для начисления (указать вид обосновывающего документа);
- ссылка на локальный правовой акт, регламентирующий такие выплаты в компании;
- источник помощи (обычно это прибыль предприятия – текущая или прошлая; признание социальной выплаты частью оплаты труда неправомерно).
Начисление назначенной суммы бухгалтером предприятия.
Перечисление ее на банковскую карту работника или выдача наличными кассиром предприятия.
Расчет бухгалтерским отделом налогов и отчислений в социальные фонды.

С 2010 года большинство поводов для социальных выплат не освобождаются от взносов в Пенсионный, страховой и другие фонды. Освобождается от отчислений:

любая помощь до 4 тыс. руб. в год на одного работника;
помощь, связанная с кончиной близкого родича;
начисление в случае чрезвычайных обстоятельств, в том числе природных катаклизмов;
поддержка при появлении новорожденного на сумму не выше 50 тыс. руб. на обоих родителей.

НДФЛ не начисляется, если суммы назначенных выплат не превышают 4 тыс. руб. в течение года.

Налог на прибыль не имеет отношения к материальной помощи, так как она не имеет отношения к вознаграждению за труд.

Как оформить материальную помощь сотруднику?

Ч. 2 ст. 5 ТК РФ закрепляет, что трудовые отношения могут быть урегулированы различными способами, в частности, посредством принятия коллективных договоров, соглашений либо локальных актов. Относительно порядка выплаты материальной помощи возможны следующие варианты:

принимается коллективный договор, регулирующий порядок выплат матпомощи;
утверждается локальный акт, в котором прописаны порядок и основания для выплат;
данный вопрос вообще игнорируется (что также не противоречит законодательству).

Порядок принятия локальных актов закреплен в ст. 8 ТК РФ. Право на их принятие работодателем установлено ч. 1 ст. 22 ТК РФ. В них могут закрепляться в том числе права и обязанности работодателя и трудящихся, что следует из положений ст. 20 ТК РФ.

Не исключается, что такие права и обязанности могут закрепляться и относительно необходимости выплаты работодателем и возможности получения работниками сумм матпомощи. При этом соблюдение принятого на предприятии локального акта обязательно для обеих сторон трудовых отношений.

Локальный акт — это распорядительный документ, оформляемый работодателем, поэтому при его принятии руководство фирмы, как правило, делает акцент на своих правах, но не обязанностях. Это и понятно, поскольку загонять себя в рамки, прописывая обязательства по выплате сумм матпомощи работодателям невыгодно. Гораздо выгоднее с точки зрения управленца оставить этот вопрос размытым, не закрепляя конкретных обязательств, но тем не менее оставляя возможность выплат на свое усмотрение.

В этом плане работники, желающие закрепить порядок выплаты матпомощи, добьются более эффективных результатов, если инициируют процедуру переговоров с целью принятия коллективного договора.

Поскольку вопрос о выплате матпомощи не урегулирован на законодательном уровне, не закрепляется и обязательного пакета документов, которые требуется представить работнику с целью получения выплаты. В то же время коллективные договоры и локальные акты могут устанавливать такой перечень.

Поскольку матпомощь выплачивается ввиду наступления в жизни сотрудника различных событий, документы должны подтверждать факт их наступления. Основным документом является заявление либо служебная записка. На их основании инициируется процедура выдачи матпомощи.

Какие документы требуется предоставить дополнительно, зависит от ситуации:

Если сотрудник претендует на матпомощь в связи с рождением ребенка, следует представить свидетельство о рождении.
Если сотрудник заболел и ему необходимы деньги на лечение, потребуется заключение врача и/или врачебной комиссии, а также иные документы, подтверждающие факт наличия заболевания.
Если сотрудник уходит в отпуск и в связи с этим хочет получить матпомощь, доказательствами ухода в отпуск могут послужить график отпусков, приказ работодателя. Данные документы уже имеются у руководства, поэтому в такой ситуации целесообразно представить только заявление на выплату.
В случае если член семьи сотрудника умер, необходимо представить работодателю свидетельство о смерти либо судебное решение о признании члена семьи умершим.

Материальная помощь сотрудникам: налоговые последствия для компании и работников

в случае появления ребенка;
при заключении брака;
по причине травм или болезней, в том числе приобретенных вне трудовой занятости;
по причине смерти родственника;
при утрате жилья или имущества по обстоятельствам, независимым от человека;
по причине смерти самого сотрудника и т. д.

К случаям, когда положена материальная помощь, относится:

проживание одиночное;
инвалидность;
неполная семья и отсутствие дополнительных доходов;
временное отсутствие заработка у мужа (жены).

единоразовая (зависит от периодизации предоставления);
целевая (связана с определенной целью обеспечения);
нецелевая (из-за тяжелого положения);
денежная или иная, зависящая от вида выплаты.

Помимо всего прочего, оказание поддержки может производиться не только числящимся в кадрах работающим, но и бывшим. В последнем случае выплаты облагаются подоходным налогом.

Указ Президента РФ №495 от 05.05.1991 г. устанавливает порядок, согласно которому выплата материальной помощи назначается после предоставления заявления и производится несколько или только раз в год. Трудовой Кодекс России указывает, что назначение такого содействия производится только внутри организации. Информация о финансовой поддержке и основных аспектах ее осуществления может содержаться в положениях о помощи сотрудникам, что является наиболее верным для фирмы, поскольку матпомощь не касается трудовых результатов работника.

Но часто информация указана в основных актах организации или в дополнительных, например, в документах о премировании или в коллективном договоре. Организацией, где трудоустроен человек, обычно закреплена определенная инструкция или порядок выплаты материальной помощи. Локальные акты содержат положения, в каких случаях полагается и как оформить материальную помощь сотруднику, как правильно написать заявление.

Ниже подробная информация, как оформить помощь работникам:

Во-первых, запросить пример — образец заявления на материальную помощь лично у директора, его секретаря или в бухгалтерии, или составить самостоятельно, если такое не исключается.
Затем подать на имя главы организации с указанием причины сложившейся тяжелой ситуации.
Для получения материальной помощи работающий обязан приложить официальные документы – они свои для каждой ситуации. Утрата или повреждение жилья вследствие стихийного происшествия, при пожаре, подтоплении уполномоченным органом выдается заключение о нанесенном ущербе и потребности в деньгах, строительном материале; при болезни или травме – справки, квитанции, договор оказания медуслуг, фармацевтические рецепты; при заключении брака, оформлении опекунства/усыновлении, рождении или смерти членов семьи – соответствующие свидетельства. Также дополнительные нюансы о том, как написать заявление об оказании материальной помощи работникам, можно уточнить в соответствующих отделах по месту трудоустройства.

Нуждающемуся также можно получить финансовую помощь от государства. Государственная несколько отличается от той, которую может выдать работодатель, и подразделяется на следующие виды:

в случае беременности и рождения ребенка (пособие выплачивается с 13-й недели беременности, при рождении, и до момента достижения определенного возраста, причем размер выплаты в разные периоды отличается);
пособия многодетным (льготы/субсидии на коммунальные платежи, денежные начисления для подготовки ребенка в образовательное учреждение);
малоимущим со среднедушевым доходом в семье на человека ниже прожиточного минимума (это может быть одноразовая выплата или в течении нескольких месяцев);
семейный капитал (госпрограммой предусмотрена выплата в размере 453 тыс. рублей при рождении 2-го и/или 3-го ребенка);
для граждан, чьи родители утратили трудоспособность или скончались, государством предусмотрена социальная пенсия;
содействие студентам (для тех, кто получает государственную социальную стипендию).

Определение, что такое материальная помощь, в законодательстве РФ отсутствует, упоминается о ней в Налоговом кодексе, Федеральном законодательстве. В глобальном смысле это поддержка, оказываемая нуждающимся людям в денежной или вещественной форме. Разделить термин можно на такие сферы:

Государственная социальная помощь.
Поддержка на предприятии.

Как оформить родственника в государственный дом престарелых

Процедуру оформления в пансионат можно инициировать лично либо через законного представителя. На содействие со стороны государства имеют право не все граждане.

Главная причина в том, что, не смотря на не слишком комфортные условия проживания, в государственных домах-интернатах свободные места, как правило, отсутствуют. В любом случае, нужно дождаться направления от органов социальной защиты, без него попасть в пансионат невозможно.

Для оформления путевки в государственный дом для инвалидов и пожилых людей необходимы следующие документы:

документ, удостоверяющий личность (паспорт);
полис ОМС;
заключение медицинской комиссии о состоянии здоровья;
справка о присвоенной группе инвалидности (при наличии);
СНИЛС;
пенсионное удостоверение.