Организация документооборота по учету банковских операций

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация документооборота по учету банковских операций». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Ижевская компания DIRECTUM, созданная на базе ряда подразделений НПО «Компьютер» в 2003 г., быстро стала заметным игроком на рынке промышленных систем управления документооборотом. Залогом успеха стали исключительная гибкость и многосторонность ее решения – DIRECTUM. В последней, четвертой версии DIRECTUM, были значительно усовершенствованы модули управления деловыми процессами и управления электронными документами, а также появились новые модули – автоматизации взаимодействия с клиентами и управления совещаниями.

Порядок планирования операций с наличностью и их ведения

Любая компания должна прозрачно отражать движение средств, чтобы избежать проблем с налоговой и другими инспекциями. Для этого ей достаточно действовать по следующей схеме:

1. Назначьте кассира – подчиненного, ответственного за прием и выдачу денег; внимание, это может быть только штатный сотрудник (а не тот, кто устроен по договору), ознакомленный с текущими правилами ведения КО.
2. Установите лимит – максимальную сумму, разрешенную для хранения в течение суток, не считая дней выплаты зарплат, премий, пособий; в другое время излишки необходимо направлять на расчетный счет.
3. Фиксируйте любую транзакцию – каждое перемещение валюты должно быть подтверждено бумагой и зарегистрировано в журнале.
4. Отражайте КО в бухучете – все проводки нужны и важны, выполняйте их в соответствии с БУ-инструкциями.
5. Регулярно проверяйте соблюдение нормативов – тотальный контроль будет лучшей профилактикой нарушений и защитой от штрафов.

Использование ККМ в 2021 году

Есть те компании, которые вправе их не применять. Обычно это организации, расположенные в сельской или труднодоступной местности, продающие религиозные предметы, оказывающие услуги в области образования, спорта, физкультуры, творчества, предоставления парковки, коммунальщики. Полный их список приведен в ФЗ № 54.

Остальные же юрлица обязаны подключать онлайн-ККТ для ведения деятельности, разбираться в нюансах оформления первичных документов по кассе, а также:

• отвечать на запросы ИФНС в течение 3 дней с момента их поступления в личный кабинет;
• сообщать, что они не используют ККМ и/или выявили ее неисправность – в тот же срок;
• уведомлять об обнаруженных нарушениях и о своем несогласии с найденными расхождениями – на протяжении рабочей смены, не позже.

Все передаваемые данные следует подтверждать усиленной квалифицированной ЭЦП, убеждаясь, что ИНФС ее получила и разместила квитанцию о приеме. На физическом носителе подача тоже возможна – его следует направлять в налоговую.

Порядок учета кассовых операций

Для организации бухгалтерского учета кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». Согласно утвержденному плану счетов бухгалтерского учета к счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

• 50.1 «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в валюте РФ;
• 50.2 «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в билетных кассах, кассах отделений связи и т.п.;
• 50.3 «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.
• 50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции с наличной валютой. Валюта может приобретаться на внутреннем валютном рынке РФ (в банках) для оплаты командировочных расходов работников организации.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации.

Касса и бухучет — каковы правила отражения?

В бухгалтерском учете операции по кассе отражаются при помощи бухсчета 50. Кассовыми операциями считаются все действия, производимые с наличностью и денежными документами в компании и у любого предпринимателя.

Что это за операции, вы узнаете из нашей статьи «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

Бухсчет 50 является активным, по его дебету отражается поступление активов, а по кредиту — выбытие. В зависимости от типа хозоперации счет 50 может корреспондировать со многими бухсчетами.

Так, например, оприходование наличности (снятие с банковского счета) в кассе предприятия отражается следующим образом: Дт 50 Кт 51. И наоборот, сдача наличности в банк из кассы предприятия — Дт 51 Кт 50.

Поступление наличности от покупателя в оплату товаров/услуг отражается так: Дт 50 Кт 62. Расчет наличными с поставщиком оформляется проводкой Дт 60 Кт 50. При этом надо соблюдать лимиты при расчетах наличными средствами между юридическими лицами, установленные Банком России в п. 6 указания от 07.10.2013 № 3073-У.

Поступление в кассу кредитных средств — Дт 50 Кт 66 (67), погашение кредита путем внесения наличности из кассы — Дт 66 (67) Кт 50.

Выплата зарплаты сотрудникам из кассы — Дт 70 Кт 50, а расчет наличными с учредителями путем выплаты дивидендов — Дт 75 Кт 50. Выдача наличности в подотчет отражается проводкой Дт 71 Кт 50, а возврат в кассу из подотчета остатка неизрасходованной суммы отражается так: Дт 50 Кт 71.

Продажа основных средств за наличные оформляется проводкой Дт 50 Кт 62, оприходование выручки от розничной продажи в кассу — Дт 50 Кт 90.

Подробности по ведению кассовых операций в компаниях содержатся в указании БР от 11.03.2014 № 3210-У (далее по тексту — Указание).

Ограничение наличных расчетов

Лимит расчетов наличными в сумме 100 тыс. руб. в рамках одного договора распространяется на платежи между субъектами предпринимательской деятельности, то есть индивидуальными предпринимателями и организациями между собой. С физическими лицами, не являющимися предпринимателями, лимит наличных расчетов не действует, так же как и при выдаче работникам из кассы подотчетных сумм, зарплаты и других социальных выплат.

Если вы оплачиваете товары или услуги наличными деньгами, то можете выдать подотчетному лицу любую сумму для оплаты, при условии, что лимит в 100 тыс. рублей в рамках одного договора будет сохраняться. Например, вы направили своего менеджера по разным адресам: купить материалы для производства, оплатить какие-либо услуги, заказать выполнение работ. Если по каждой из этих сделок сумма не превышает 100 тыс. рублей, то вы можете выдать ему до 300 тыс. рублей.

Другое дело – насколько безопасно перевозить и рассчитываться крупной суммой наличных денег? Безналичные расчеты и более выгодны (нет комиссии банка при обналичивании), и более безопасны.

Организация работы по ведению бухгалтерского учета в кредитных организациях

Серьезные требования ЦБ РФ предъявляет к организации внутреннего контроля в коммерческих банках. Работники конкретного коммерческого банка (Банка) осуществляют внутренний контроль путем:

• соблюдения действующего законодательства РФ и внутренних нормативных документов Банка при выполнении своих должностных обязанностей;
• совершения банковских операций и иных действий исключительно в пределах делегированных им должностными инструкциями и другими внутренними документами Банка прав и полномочий;
• обеспечения качественного и своевременного оформления и ведения первичной и отчетной документации;
• осуществления логического контроля, который представляет собой соответствие той или иной операции элементарной логике;
• обеспечения своевременного представления в отдел финансового мониторинга сведений об операциях клиентов, подлежащих обязательному контролю и необычных сделках;
• обеспечения составления и своевременного представления руководителю структурного подразделения в установленном порядке отчетов и информации о выполненной работе;
• обеспечения своевременного информирования руководителей подразделений и службы внутреннего контроля Банка о ставших им известными фактах и событиях, несущих угрозу сохранности активов и (или) имиджу Банка, а также фактов нанесения ущерба Банку и его клиентам.

Система внутреннего контроля основана на разграничении компетенции входящих в систему контроля органов и лиц, осуществляющих разработку, утверждение, применение и оценку эффективности процедур внутреннего контроля в Банке. Осуществление внутреннего контроля Банка заключается в обеспечении проведения операций только уполномоченными на то лицами и в строгом соответствии с определенными полномочиями и процедурами принятия решений по проведению операций, соблюдении требований действующего законодательства РФ и нормативных актов ЦБ РФ при проведении операций и отражении их в учете и отчетности.

Внутренний контроль в Банке осуществляется посредством следующих процедур:

• разработки нормативно-методических документов, регламентирующих рабочие процессы в Банке, процесс принятия решений и контроль за их исполнением, правила и процедуры контроля, а также своевременное их доведение до работников Банка;
• осуществления предварительного, текущего и последующего контроля за выполнением управленческих решений, совершением операций и сделок;
• организации системы сбора, обработки и передачи финансовой и управленческой информации, в т.ч. формирование достоверных отчетов, необходимых для принятия управленческих решений;
• осуществления мероприятий, направленных на повышение эффективности системы внутреннего контроля.

В целях осуществления внутреннего контроля и определения порядка осуществления контрольных функций в Банке разрабатываются и утверждаются внутренние нормативные документы, регулирующие деятельность органов управления Банка, структурных подразделений Банка, работников его подразделений, определяющие полномочия, правила, процедуры принятия решений, затрагивающих интересы Банка, его собственников (участников) и клиентов, регламентирующие порядок совершения банковских операций и других сделок, управления рисками. К внутренним документам Банка относятся регламенты, положения, инструкции, правила, процедуры, порядки, методики и другие документы. В связи с изменением законодательной и нормативной базы, технологии совершения банковских операций, организационной структуры и других условий деятельности Банка, постоянно проводится работа по их усовершенствованию, поддержанию актуальности, путем своевременного и полного внесения изменений.

Также для последующего контроля всех совершенных бухгалтерских операций, в штате Банка всегда предусматриваются отдельные работники, которые в течение следующего рабочего дня проверяют, на основании первичных документов и записей в лицевых счетах, правильность совершения всех бухгалтерских, включая кассовые, операций.

Контроль осуществляется и на этапе открытия счетов клиентам Банка – при приеме от клиентов всех видов документов, на всех стадиях документооборота, а также отражения операций в бухгалтерском учете и отчетности. Контроль в этом случае направлен на:

• четкое соблюдение клиентами правил оформления документов;
• своевременное выполнение Банком поручений клиентов;
• сохранность денежных средств и всех видов ценностей;
• зачисление всех видов платежей в точном соответствии с указанными реквизитами.

По всем операциям Банка, которые требуют дополнительного контроля, не допускается единоличного совершения их одним работником.

Руководитель Банка обязан обеспечить надежное хранение печатей, штампов и бланков Банка, учет которых ведется в отдельной книге и они выдаются под роспись работникам Банка для использования. Также коммерческие банки обязаны хранить бухгалтерские и финансовые документы в соответствии с Правилами государственного архивного дела в РФ. Ответственность за это несут руководитель Банка и главный бухгалтер Банка.

Банк может организовать хранение документов в электронном виде в виде надежно защищенных баз данных, с обеспечением возможности их распечатки на бумажных носителях по мере необходимости.

В более расширенном виде, внутрибанковский контроль выполняет следующие задачи:

Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.

Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.

Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы электронного документооборота	Минусы электронного документооборота
Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита	Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки.

Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

Электронный документооборот: как оформить?

Электронный архив – технология успешного бизнеса, поскольку внедрение этой системы в рамках организации позволяет решить целый ряд задач: приведение архива в полный порядок согласно заданным параметрам, снижение рисков, связанных с различными проверками, и повышение уровня защиты банковских документов, уменьшение общих затрат на ведение бизнеса и улучшение эффективности рабочего дня.
Организация структурированного хранения

Зачастую, перед тем как приступать к непосредственной оцифровке банковского архива, необходимо задать ему четкую систему координат, то есть навести порядок. Для чего это нужно? Структурированное хранение позволит решить сразу несколько задач. В первую очередь, упорядоченная система (пока еще) бумажных документов поможет облегчить поиски в физическом архиве в том случае, если потребуется оригинал на бумаге. Руководитель или ответственное лицо всегда будут иметь представление о том, сколько документов, относящихся к одному подразделению или типу договоров, хранится у него в архиве. Кроме того, при создании электронного архива наличие четкой структуры упростит и, следовательно, ускорит процесс внедрения системы, поскольку часть работы по структурированию уже была выполнена на подготовительном этапе.

Подготовка к аудиторским проверкам и проверкам ЦБ РФ

Проверка застала вас врасплох? Ни один сотрудник не способен сработать в критической ситуации столь же быстро и хладнокровно, как компьютер. Функционал электронного архива поможет в разы сократить стандартное время подготовки к аудиторским проверкам и проверкам Центрального банка России. Во-первых, сотрудник банка с легкостью может просмотреть электронные образы документов из самой системы и документов, записанных на диск. Во-вторых, по распечатанным документам и по выданным дискам программа автоматически готовит описи. В-третьих, любой документ можно без труда найти в считанные секунды, а затем выгрузить его в папку, отправить по электронной почте или распечатать. И наконец, в системе предусмотрена возможность сформировать отчет по заданным критериям.

Повышение уровня защиты документов

Электронный архив работает не просто как база данных, а умная система с настраиваемым правом доступа к конкретным документам. Каждый сотрудник, подразделение или филиал организации получат доступ только к тем документам, которые открыты для работы настройками программы. Право редактирования документов также можно ограничить в зависимости от набора полномочий специалиста. Вдобавок к этому, благодаря автоматизированной системе учета на основе технологии штрихкодирования можно проследить за передвижением любого банковского документа.

Несколько кадровых документов придётся хранить дольше, чем сейчас, например:
— график отпусков — три года, а не год;

— книги, журналы, карточки учёта, базы данных отпусков — пять лет вместо трёх.

Некоторые документы нужно будет хранить меньше, чем сейчас:

— документы о дисциплинарных взысканиях — три года вместо пяти лет;

— заявки о потребности в иностранцах — год вместо пяти лет;

— документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет, а не постоянно;

— книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки работников. В прежнем перечне для таких документов был установлен срок хранения 75 лет.

Кроме того, для отдельных видов документов установили специальный срок хранения. Так, уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года. Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии придётся хранить год. Журналы, книги учёта инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) понадобится хранить 45 лет.

Автоматизация процесса составления банковской документации

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» отмечает, что первичные документы принимаются к учету, если они составлены согласно форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этом реестре, должны содержать реквизиты: вид, дата составления, название организации, от имени которой он составляется, суть банковской операции, указание ответственных должностей лиц, их подписи. Денежно-расчетные документы являются подтверждением проводимых банком операций и должны быть составлены в виде стандартных бланков, формы которых определяются Банком России:

• название, номер расчетного документа и код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации;
• вид платежа;
• имя плательщика, номер его счета, ИНН;
• название и местонахождение банка плательщика, его реквизиты;
• имя получателя средств, номер его счета, ИНН;
• название и местонахождение банка получателя, его реквизиты;
• назначение, сумма, очередность платежа;
• вид операции;
• подпись, печать.

Как организовать эффективный документооборот

Первичка особенно важна для документирования действий. Она подразделяется на два вида:

• Документы-основания. На основании этих бумаг осуществляются операции.
• Сопроводительная документация. Это бумаги, которые сопровождают движение средств. К примеру, это могут быть накладные, поручения по платежам и прочее.

Вся первичка, вне зависимости от ее типа, должна быть правильно оформлена.

Новый ФСБУ 27/2021 включает в себя всю основную информацию о работе с бухгалтерскими документами. Но это, конечно, не значит, что ранее данная область никак не регулировалась.

До 2020 года в РФ действовало Положение о документах и документообороте, утвержденное ещё приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105. Кроме того, отдельные правила работы с документами содержатся в Положении о бухучете, утвержденном приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.

Теперь в части регулирования работы с документами приоритет получает новый ФСБУ 27/2021. В соответствии с письмом Минфина РФ от 09.06.2021 № 07-01-09/45392 другие нормативные акты о бухучете могут применяться наряду с федеральным стандартом, если они:

1. Усиливают требования, установленные стандартом.
2. Конкретизируют способы реализации требований стандарта для отдельных видов экономической деятельности.

Впрочем, многие положения ФСБУ 27/2021 повторяют ранее действовавшие нормы приказов № 105 и 34н. Однако есть и изменения, а также нововведения. Подробнее об этом расскажем далее в соответствующих разделах.

Новый стандарт действует для всех экономических субъектов, кроме бюджетных организаций. В частности, его действие распространяется и на банки (п. 1 ФСБУ 27/2021).

Ранее бюджетные организации подчинялись общим правилам регулирования документооборота, а банки, напротив — не подчинялись.

Правда, для банков и сейчас остались особенности. ЦБ РФ может принять свои нормативные акты по отдельным вопросам документооборота, и тогда банки получат право не применять отдельные положения ФСБУ 27/2021. Это касается языка составления документов, отражения валюты платежа, а также внесения исправлений (п. 3 ФСБУ 27/2021).

Новый стандарт относит к бухгалтерским документам «первичку», а также учетные регистры (п. 2 ФСБУ 27/2021).

ФСБУ 27/2021 вступает в силу для всех, кто обязан его применять, с 1 января 2022 года. Но по желанию экономические субъекты могут начать использовать новый стандарт и раньше (п. 2 приказа № 62н).

Обязательные реквизиты

Пункт 4 ФСБУ 27/2021 определяет, что при оформлении бухгалтерских документов нужно использовать не только сам данный стандарт, но и нормы закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете».

В частности, речь идет об обязательных реквизитах первичных документов (ПД) и учетных регистров (УР), которые приведены в ст. 9 и 10 закона № 402-ФЗ:

1. Наименование документа (регистра).
2. Экономический субъект, который составил документ (регистр).
3. Дата составления (для ПД) или период (для УР).
4. Сущность хозяйственной операции (для ПД) или группировка объектов учета (для УР).
5. Денежное измерение хозяйственной операции или объектов учета.
6. ФИО, должности и подписи лиц, которые отвечают за составление документа или регистра.

Далее, говоря о бухгалтерских документах, будем в общем случае подразумевать под ними и учетные регистры.

В бухгалтерские документы при необходимости можно, кроме перечисленных обязательных, включать и дополнительные реквизиты.

Язык составления документа и валюта

В общем случае бухгалтерские документы нужно составлять на русском языке, а суммы в них отражать в рублях.

Если с учетом места ведения бизнеса требуется составлять бухгалтерские документы на иностранном языке, то такой документ должен содержать построчный перевод на русский язык.

Если операция выражена в иностранной валюте, то ее нужно записать в документ одновременно в этой валюте и в рублях по курсу ЦБ РФ на дату операции.

Дата составления документа

Под датой составления первичного документа ФСБУ 27/2021 подразумевает дату его подписания ответственным лицом или лицами (п. 8а ФСБУ 27/2021).

В общем случае первичный документ нужно составить непосредственно при совершении хозяйственной операции или сразу после нее. Но бывают ситуации, когда сделать это невозможно. Если дата операции и дата составления ПД не совпадают, то в документе нужно указать обе даты (п. 8б ФСБУ 27/2021).

Оправдательный документ и его использование в бухучете

ФСБУ 27/2021 ввел новое понятие «оправдательный документ». Это документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни, который компания получила в процессе работы, например: кассовый чек, товарный счет, решение суда и т.п.

Оправдательный документ не должен обязательно включать в себя все реквизиты, определенные законом для первичного документа. Использовать оправдательный документ в бухучете можно двумя способами:

1. Составить на его основе стандартный первичный документ. Тогда в первичном документе следует указать сведения, позволяющие идентифицировать оправдательный документ: наименование, номер, дату и т.п. (п. 8в ФСБУ 27/2021).
2. Если оправдательный документ содержит все реквизиты, установленные ст. 9 закона № 402-ФЗ, то его можно сразу использовать в качестве первичного. Оформлять дополнительные документы при этом не нужно (п. 9г ФСБУ 27/2021).

Особые варианты оформления хозяйственных операций

Пункт 9 ФСБУ 27/2021 разрешает бизнесменам в отдельных случаях составлять обобщенные первичные документы, т.е. оформлять одним документом несколько операций:

1. При оформлении длящихся фактов хозяйственной жизни (ФХД), например, начислении процентов или амортизации.
2. При оформлении повторяющихся ФХД, связанных между собой, например — несколько отгрузок по одному договору.
3. При оформлении участником биржевых торгов нескольких сделок.

В данном случае бизнесмен может самостоятельно определять периодичность составления документов с учетом принципа рациональности.

Например, если по договору в среднем проходит 2-3 отгрузки в месяц, то логично оформлять обобщенный документ ежемесячно, а если несколько отгрузок в неделю — то еженедельно.

Это новое положение, которого не было в ранее действовавших нормативных актах о документообороте.

Требования к системе регистров бухучета

В п. 10 ФСБУ 27/2021 впервые сформулированы требования к системе учетных регистров.

Указанные регистры должны обеспечивать соблюдение базовых принципов бухучета: полнота, достоверность, хронологическая запись, системность и т.п.

Логично, что документооборот, как и другие составные части бухучета, должен гарантировать соблюдение основных учетных принципов. Но ранее это правило не было сформулировано в нормативных актах, посвященных работе с документами.

Оформление и подписание бухгалтерских документов

При заполнении и подписании бумажных бухгалтерских документов нужно учитывать их срок хранения. Для большинства видов учетной документации он составляет 5 лет, но для документов, связанных с начислением и выплатой зарплаты – 50 лет.

Поэтому оформлять документы на бумаге следует так, чтобы в течение срока хранения можно было без проблем прочитать информацию. Например, бухгалтерские документы можно заполнять с помощью шариковой ручки, чернил или краски. Делать записи в бухгалтерских документах простым карандашом нельзя (п. 13 ФСБУ 27/2021).

Ошибки в первичных документах, составленных на бумаге, нужно исправлять путем зачеркивания. При этом должна быть хорошо видна как первоначальная неверная запись, так и исправленная. Нельзя использовать подчистки, замазывания и другие подобные способы, при которых нельзя будет прочесть исходную запись.

Необходимо указать дату исправления и заверить его подписями лиц, которые отвечают за составление документа с указанием их ФИО и должностей (п. 19, 21 ФСБУ 27/2021).

Ошибки в регистрах бухгалтерского учета можно исправить как путем зачеркивания, так и с помощью корректировочных проводок (п. 22 ФСБУ 27/2021). Здесь возможны два варианта:

1. Если была проведена лишняя операция, то дополнительную проводку нужно сделать по тем же счетам, но со знаком минус (сторнирование).
2. Если же необходимая запись по счетам отсутствует (полностью или частично), то нужно сделать прямую проводку на необходимую сумму.

Сотруднику была начислена зарплата 10 000 рублей. С нее нужно было удержать НДФЛ по ставке 13% в сумме 1 300 рублей. Но бухгалтер допустил опечатку и сделал проводку ДТ 70 — КТ 68.1 на сумму 1 030 рублей. Чтобы начислить налог без ошибок, следует сделать дополнительную проводку по тем же счетам на сумму 270 рублей.

При ошибке в электронном документе нужно составить новый исправленный документ, который должен соответствовать следующим требованиям (п. 20 ФСБУ 27/2021):

1. Содержать указание на то, что составлен взамен ошибочного.
2. Быть заверенным электронными подписями тех же лиц, которые составили исходный документ.
3. Бухгалтерская программа должна обеспечивать возможность использования исправленного электронного документа только вместе с исходным.

В общем случае бумажные и электронные бухгалтерские документы следует хранить в виде подлинников (п. 23 ФСБУ 27/2021). Другие варианты допускаются только в особых ситуациях.

Например, при восстановлении бухучета бизнесмен может запросить у контрагентов дубликаты утраченных документов и далее хранить их.

Место хранения бумажных бухгалтерских документов и баз данных с электронными документами в общем случае — территория РФ. Но если бизнесмен работает и за пределами РФ, то, с учетом требований законов конкретной страны, он должен обеспечить параллельное хранение документов в месте ведения деятельности (п. 25 ФСБУ 27/2021).

Хранить документ нужно в том формате (бумажном или электронном) в котором он был составлен первоначально (п. 24 ФСБУ 27/2021). Нельзя переводить бумажный документ в электронный формат для хранения или распечатывать электронный с той же целью.

Конечно, сама по себе «оцифровка» или распечатка бухгалтерских документов, например, для отправки контрагенту или создания резервной копии, не запрещена. Но юридическую силу будет иметь только тот документ, который хранится в первоначальном формате.

Порядок доступа к бухгалтерским документам устанавливает руководитель организации. О каждом факте такого доступа следует сообщить главбуху или иному лицу, которое ведет бухучет в компании (п. 26 ФСБУ 27/2021).

В новом стандарте впервые сформулированы требования к организации документооборота (п. 28-30 ФСБУ 27/2021):

1. Своевременное отражение фактов хозяйственной жизни в первичных документах и их передачу в бухгалтерию. За своевременность оформления и сдачи в бухгалтерию «первички», а также за достоверность данных в ней отвечают сотрудники, которые подписали эти документы.
2. Своевременный перенос первичных учетных данных в регистры и составление бухгалтерской отчетности. Соблюдение этого правила должно обеспечить лицо, которое ведет бухучет в компании.
3. Предотвращение несанкционированного доступа к бухгалтерской информации. За этот аспект отвечает руководитель компании, он же несет ответственность за документооборот в целом.

Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.

Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.

Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.

Благодаря внедрённому нами процессу мы смогли получать заявки на кредит от потенциальных клиентов, а главное, у нас появилась возможность удалённо подписать кредитный договор с обеих сторон. Новые решения позволили:

• обеспечить бесперебойность кредитного процесса даже в условиях новых пандемий (но мы очень надеемся, что их больше не будет);

• выстроить полноценные и безопасные взаимоотношения с клиентами;

• гарантировать юридическую силу документов и правомочность операций;

• наладить простой и прозрачный диалог с надзорными организациями и госслужбами;

• найти оптимальные способы использования электронных подписей;

• отказаться от ручного ввода и хранения бумажной документации;

• снизить число ошибок и погрешностей при работе с бумагами.

Кроме того, эти наработки смогут в будущем послужить хорошей основой для построения более функционального целевого решения.

Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:

• оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.

Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;

• сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные — Фильтр — Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».

Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.

Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:

• внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).

Как внедрить документооборот на предприятии

Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.

★ Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии.

Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:

• кадровый;
• производственный;
• административно-хозяйственный;
• управленческий;
• бухгалтерский.

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.

Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:

• эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
• оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
• управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
• управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями.

Автоматизация документооборота

В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг. Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике. Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.

Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.

Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.

Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.

Примеры нестандартных документов в ЭДО:

• экспедиторская/складская расписка
• МХ1, МХ3
• КС-2, КС-3
• заказ на работу
• заявка на проведение ремонта/услуг
• спецификация
• М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
• реестр (актов, расходов, услуг)
• смета, ценовой лист
• протокол разногласий
• претензия
• отчет поставщика/партнера/агента

Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.

Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.

Примеры реализации кастомных веб-форм:

• срок оплаты, изменения тарифов;
• формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
• штрих-код для ведения домашнего архива;
• специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
• двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

Минфин планирует провести эксперимент с электронными кадровыми документами. Как участвовать в эксперименте и какие преимущества он дает, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Узнайте все подробности данной процедуры, получив пробный демо-доступ к системе К+.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Подробности узнайте в этом материале.

Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Про электронные трудовые книжки разговоры на законодательном уровне ведутся не первый год.

Подробнее об этом см. по ссылке.

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

• учитывается рабочее время;
• работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
• информируют о начале отпуска;
• оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Похожие записи:

• Смена руководителя ООО — пошаговая инструкция
• Меры социальной поддержки ветеранов военной службы
• 12 важных вопросов про налоговый вычет на покупку квартиры