Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет товаров в розничном магазине». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Конечно, вариант ведения учета — дело строго индивидуальное. Однако, стоит отметить, что в современном мире даже малая торговая организация крайне быстро переходит от торговли 50 позициями к 500, а позже и к 5000 и так далее. Следовательно, ручной учет может быть актуален только на первоначальных этапах. Поэтому все больше предпринимателей отдают предпочтение автоматизированному варианту ведения товарного учета. Кроме того, использование автоматизированных программ редко будет стоить более 1000 рублей в месяц, при этом они позволяют существенно экономить время и показывают большую эффективность.
Как происходит товарный учет в розничном магазине пошагово
Когда речь идет о весовых или штучных товарах, то все этапы товарооборота должны быть взяты во внимание, речи идет о следующем:
- поставка;
- перемещение;
- выбытие;
- остаток.
Если говорить о бухгалтерской отчетности, то каждый из этих этапов должен подразумевать наличие специальных документов, например, накладные, ордеры, акты, чеки, ведомости и так далее. Только так получится сдать бухгалтерский отчет без проблем.
Теперь пришло время рассмотреть процесс товарного учета поэтапно.
- Поступление товаров. Все поступления ТМЦ сопровождаются накладными, где содержится информация о поставщике, непосредственно о продукции, ее закупочной цене и НДС. В розничных магазинах, как правило, учет ведется исходя из отпускных цен, следовательно, весь новый товар приходуется, добавляется торговая надбавка, далее вся информация вносится в базу (тетрадь, таблица, программа и так далее). На этом этапе важно корректно рассчитать наценку. Многие принимают цену закупки за себестоимость при данных расчетах, подобных ошибок стоит избегать. Закупочной ценой называют затраты торговой точки на приобретение товара, когда себестоимостью считается цена закупки плюс сопутствующие затраты (например, перевозки, аренда, налоги, зарплаты и так далее). Следовательно, наценка должна в полной мере окупать все вышеуказанные затраты.
- Перемещение. Как правило, существенная часть продукции не сразу попадает на полки магазина, она хранится в складских помещениях. Здесь начинает работать складской учет, он фиксирует виды товара, его стоимость, количество и время нахождения на складе. Если речь идет о ручном учете, то вся информация переносится в специальную книгу учета, если учет автоматизированный — в складскую программу.
- Продажи и возвраты. К данной категории относят всевозможные варианты убытия товаров из торговой точки, например, продажи, возвраты (поставщику), кражи, списания и порчи. В организациях, которые занимаются розничной торговлей, все подобные мероприятия сопровождаются товарным или кассовым чеком, за выписку которого отвечает кассир. Он же ежедневно, в конце каждой смены, готовит отчет, а также вносит сумму выручки в приходно-кассовый ордер. Эти отчеты служат исходниками для бухгалтерских проводок, говорящих об объемах выручек.
- Остатки. По окончании каждой смены производится подсчет остатков, они фиксируются в журнале или специализированной программе. Очень важно производить регулярные инвентаризации, которые позволят сверить остатки по данным с фактическими. Если учет ведется вручную (например, в журнале), то лучше проводить подобные сверки ежедневно. Если продукции оказывается менее того, что соответствует документам, это называют недостачей, если больше — излишками. Если наблюдается недостаток одних товаров и избыток других при общем достаточном количестве, то такую ситуацию называют пересортицей. Ликвидация (списание) недостачи сопровождается соответствующими актами.
Для чего нужен товарный учет
- Отслеживать операции с товаром. Вы будете в курсе, когда была закупка, сколько вы заплатили, когда продали и какую выручку получили.
- Систематизировать закупки. Вы знаете, сколько товара осталось на складе. Это поможет покупать только то, что пользуется спросом.
- Перестать «замораживать» деньги. После оптимизации закупок товары перестанут залеживаться на складе, поэтому вы сможете грамотно распоряжаться оборотными средствами: сократить складские затраты и увеличить рентабельность.
- Сократить вероятность обмана со стороны персонала. Мошенничество или воровство сложнее заметить, когда процессы в беспорядке. Товарный учет позволит быстро определять причины недостачи и выявить нечестных работников. Вы сможете контролировать запасы и понимать, какая сумма в конце дня должна быть в кассе.
Как вести учет в магазине розничной торговли
Товароучет в торговой компании можно вести двумя способами: в программе или вручную с помощью тетради «прихода-расхода» и калькулятора. Второй вариант до сих пор актуален для ИП и микропредприятий. При суммовом учете сотрудник принимает товар, считает по цене реализации и фиксирует в тетради. Каждый день из общей суммы вычитается выручка. Полученная разница — складской остаток.
Аналитический способ учета предполагает детальный анализ товарных запасов и динамики продаж. Для этого в мелкой рознице обычно используют Excel, но все данные вносятся из накладных вручную.
Как правильно вести учет алкоголя и маркированного товара в магазине
Информация о движении изделий со средствами идентификации должна быть зафиксирована в системе «Честный ЗНАК». Это требование распространяется на сигареты, обувь, лекарственные препараты и другие изделия. Для маркировки большинства товарных групп выбраны двумерные штрихкоды Data Matrix. К 2024 году планируется нанести уникальные идентификаторы на все без исключения товары.
При реализации маркированных изделий не обойтись без 2D-сканера штрихкодов. Основное требование к устройству — совместимость с онлайн-кассой.
При приемке партии от поставщика необходимо сканировать этикетки и сверять информацию с универсальным передаточным документом (УПД). Для этого тоже нужен сканер или ТСД. Взаимодействие магазина с дистрибьюторами и ГИС МТ «Честный ЗНАК» осуществляется через систему электронного документооборота, поэтому необходимо заключить договор с оператором ЭДО и установить товароучетный софт.
Методы учета продаж товаров
Каждое предприятие на общем собрании выбирают свой способ из двух вариантов, разрешенных законом:
- Учитывается продукция по закупочным ценам. Схемой предпочитают пользоваться крупные ритейлеры, работающие с налогом на добавленную стоимость. Для них метод подсчета по базовой себестоимости исключает путаницу в бухгалтерской отчетности.
- По реализационной стоимости, включая собственную наценку. Этот метод является более простым для понимания, поэтому им пользуется большинство.
Все изделия изначально поступают на склад. А контроль за их поступлением ведет специально назначенный сотрудник, который уже сам решает, каким способом проверки воспользоваться:
- Партионный. Это значит, что вся продукция, которая поступила, складывается и хранится вместе.
- Сортовой предполагает хранение в конкретно приписанном месте, чтобы была возможность отследить сроки реализации.
- Партионно-сортовой объединяется двумя первыми пунктами.
- Номенклатурный. Размещение происходит по индивидуальным номерам изделий.
Учет товаров при приемке
Учет помогает на основных этапах приемки. Чтобы заказать нужные товары, предприниматель смотрит остатки. Когда принимает товары у поставщика — заносит данные из накладной. После этого с товаром можно работать в сервисе учета: устанавливать цену, перемещать со склада в магазин, проводить акции. При продаже и оформлении возврата данные тоже попадают в сервис учета.
Заказ. Предприниматель видит в программе, каких товаров нет или осталось мало, и заказывает нужные. На складе будут только востребованные товары.
Приемка. Сотрудник магазина сверяет товары с накладной. Если всё верно, подписывает накладную и заносит товары в сервис учета. Это проще делать с помощью сканера штрихкодов. Напротив каждого товара сотрудник выставляет количество. Товары автоматически загружаются на кассу.
Перемещение. В сервисе учета товары перемещают между складом и отделами магазина. Владелец магазина точно знает, что есть в наличии и где находится.
Владелец магазина «Продукты 24» смотрит остатки товаров в сервисе и заказывает поставщику недостающие. Привозят молоко, хлеб и яйца. Работник магазина осматривает груз и проверяет по накладной, сканирует товары и заносит в систему. На сервисе видно, какой товар в наличии и в каком отделе.
Учет работы продавцов
Чтобы уменьшить расходы, предприниматель контролирует работу продавцов. Кассиры ошибаются в суммах, забывают взять деньги, иногда обвешивают покупателей и присваивают выручку. С учетом владелец магазина знает, какой кассир работает недобросовестно, и требует возмещения убытков.
Смены. Кассир авторизуется на кассе в начале смены — выбирает свое имя из списка. Учет собирает статистику работы сотрудника.
Анализ работы. Владелец магазина видит в сервисе учета, сколько купили товаров в этот день, по какой и цене и что еще осталось. Если выручки или товаров на складе не хватает, легко увидеть, в чью смену образовалась недостача.
Санкции. Хороший руководитель опирается на факты, когда решает наказать сотрудников за ошибки. У него на руках отчеты за работу по сменам: выручка, прибыль и количество проданных товаров. На этом основании можно предъявить претензии, сделать выговор и вычесть недостачу из зарплаты.
В магазине продают мясо. Продавец Мария берет курицу, взвешивает ее — весы печатают этикетку. Мария считывает этикету сканером и печатает чек. Данные о продаже попадают в сервис учета. Воровство исключено. Если к весам прикрепить гирьку и обвешивать покупателей — вес товара при приемке и при продаже не совпадет. Владелец магазина увидит махинации.
Когда покупатель возвращает товар, кассир пробивает чек возврата и отдает деньги. Операция попадает в сервис учета: к остаткам прибавляется количество товаров, которые вернули.
Возврат на кассе. Кассир может забрать не подходящий товар и выдать покупателю деньги. Если покупатель платил наличными и возвращает товар в день покупки — из денежного ящика. Если платил картой — продавец отменяет безналичную транзакцию. Если товар возвращают в другой день, нужно отправить деньги обратно на карту.
Документы. Возврат подкрепляют документами: кассовым и товарными чеками, заявлением от покупателя с причинами. Документы на возврат помогут бухгалтеру возместить НДС или уменьшить доход, если организация работает на упрощенке.
Возврат на баланс. Сервис учета синхронизируется с кассой, товар автоматически возвращается на баланс. В остатках количество увеличится.
Девушка вернула в магазин одежды платье, которое не подошло. По закону у нее было 14 дней на возврат, она уложилась в срок. Продавец берет чек и дает форму заявления на возврат. С этими документами он печатает чек возврата. Сервис учета автоматически добавляет товар в остатки.
Что такое товарный учет?
Товарный учет — это информация о всех операциях с товаром, выполненных в торговой точке. Например, сколько товара было закуплено, сколько распродано, а сколько осталось на складе.
Товарный учет позволяет поддерживать порядок на складе, контролировать движение поступающих и отпускаемых товаров, вести бухгалтерию и налоговый учет. Выполнять все эти действия нужно ежедневно.
Товарный учет может быть ручным или автоматизированным. В первом случае информация о поступившем и проданном товаре записывается от руки, например в тетрадь. Автоматизированный учет ведется с помощью специальных приложений, которые могут быть размещены в интернете или на вашем компьютере.
Как вести бухгалтерию в магазине самостоятельно пошаговая инструкция
Предлагаем список действий для самостоятельного ведения бухгалтерии в магазине.
- Предисловие. Осуществляйте бухучет аккуратно и регулярно. Эти сведения вам понадобятся, даже если законодательно пока вы не обязаны использовать контрольно-кассовую технику (речь идет об индивидуальных предпринимателях). Понадобятся, например, для заполнения декларации в фискальные органы. Также бухгалтерия является основой управленческого учета и используется при анализе ряда моментов касательно текущего положения бизнеса.
- Изучите ФЗ «О бухгалтерском учете», Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности, НК и ГК РФ.
- Назначьте ответственного за бухгалтерию. Составьте бумагу с правилами по бухучету имущества, доходов, расходов; оформите систематизированный план счетов и бланки «первички», если типовые недоступны.
- Разработайте учетные регистры (журналы) для группировки первичной документации по неким параметрам.
- Вам предстоит начислять заработную плату сотрудникам, рассчитывать и уплачивать налоги в казну, делать страховые взносы в образованные помимо госбюджета денежные фонды.
- Чтобы вести бухгалтерию в магазине самостоятельно, без профессиональной помощи, следует запастись терпением и желанием во все хорошенько вникнуть. Надо купить адаптированное к продажам программное обеспечение по типу самого востребованного – на платформе 1C, установить на компьютер. Прелесть автоматизации процессов заключается в том, чтобы лишь без опозданий заносить в базу необходимые документы. В остальном программа поможет вам разобраться.
Как вести бухгалтерию в магазине автозапчастей
Организовать учет в магазине автозапчастей достаточно непросто, поскольку ассортимент широкий и от разных снабженцев. Продукция циркулирует между складами (крупная розница), инвентаризация проводится довольно часто. Для упрощения бухучета запасных машинных элементов применяйте сканер штрих-кода.
Юрлица оплачивают покупку обычно на расчетный счет, а рядовые потребители наличкой. Последним обязательно выдавайте кассовый чек. Если оплата производится картой банка-эквайрера, который дает возможность рассчитываться за покупку пластиковым индивидуальным платежным инструментом, или посредством онлайн-магазина, то ККТ всё равно нужна.
Как вести учет в магазине маркированной одежды
Маркировка товаров идет полным ходом. В системе «Честный ЗНАК» отслеживаются шубы, обувь, сигареты, лекарства, одежда, кухонное и постельное белье, фототехника и автошины. Уже к 2024 году на всю продукцию, производимую в России или ввезенную из-за границы, будут наноситься цифровые средства идентификации.
Как вести учет продаж, если в ассортименте есть маркированные изделия? Рассмотрим этот вопрос на примере одежды и, в первую очередь, приведем чек-лист, как подготовиться к товароучету:
- Купить квалифицированную электронную подпись для работы в ЧЗ и визирования документов.
- Заключить договор с оператором электронного документооборота. Поставки маркированных товаров сопровождаются универсальными передаточными документами (УПД). А для обмена УПД между участниками рынка нужен ЭДО.
- Установить кассовую программу, которая поддерживает тег 1162 (реквизит чека «код товара»). Если на предприятии уже есть касса с ПО, достаточно обновить прошивку.
- Приобрести сканер для обработки двумерных штрихкодов. Для этих целей применимы устройства с технологией Image-считывания (имиджеры или фотосканеры). Лазерные и светодиодные 1D-сканеры не подойдут. То же самое касается и ТСД — он должен быть оснащен 2D-имиджером.
Виды учета товара в торговом предприятии
Существует несколько видов учета, взаимосвязанных между собой. Их применяют для достижения различных целей и получения сведений о каждой номенклатурной позиции: поступление, остатки на складе, объем продаж, брак, торговая наценка и другие сведения.
Виды учета товаров:
- оперативный – позволяет проанализировать работу магазина за определенный период времени: день, неделю, месяц. С его помощью можно посмотреть остатки продукции, докупить недостающий товар, посмотреть текущий финансовый баланс и прибыль;
- бухгалтерский – один из ключевых способов получения информации о деятельности магазина. Он отражает рентабельность продаж, прибыль, фактические расходы и другие данные, позволяющие избежать финансовых потерь. На небольшом торговом предприятии руководитель может вести бухучет самостоятельно или подключить к кассе онлайн-бухгалтерию. Программа будет автономно собирать информацию о реализации товаров, формировать отчетность и отправлять в налоговую инспекцию;
- статистический – предназначен для анализа деятельности торгового предприятия за длительный период времени: квартал, полгода, год. С его помощью можно спрогнозировать прибыли или убытки, которые с высокой вероятностью магазин получит в будущем;
- складской – позволяет получить информацию о материальных ценностях, хранящихся на складе. Он помогает контролировать остатки, отслеживать сроки хранения товаров, своевременно заказывать недостающий или заканчивающийся товар у поставщиков, просматривать информацию о наиболее ликвидных позициях.
Единый налог на вмененный доход
Уплата ЕНВД — один из самых выгодных режимов для розничного магазина. Эта система налогообложения предусматривает уплату заранее известной суммы налога за квартал, которая не зависит от размеров дохода и расхода предприятия. Сумма вмененного дохода определяется законодательством и не изменяется в течение года. Но у данного режима налогообложения есть два существенных недостатка:
- Данный специальный налоговый режим запрещен в городе Москва к применению;
- Площадь торгового зала магазина не должна превышать 150 квадратных метров.
Если магазин находится не в Москве и его площадь не превышает 150 квадратных метров, то уплата ЕНВД -самый выгодный режим для розничного магазина. Помимо всего вышесказанного основными преимуществами использования ЕНВД являются следующие:
- Налог можно уменьшить на сумму страховых взносов. Для предпринимателя без сотрудников на всю сумму налога, для предпринимателей с сотрудниками и юридических лиц — на 50% от суммы исчисленного налога.
- Если ЕНВД выбрано индивидуальным предпринимателем, то он не обязан вести учет поступлений и расходов, которые может проверить налоговая инспекция. Достаточно ведения количественного учета физического показателя деятельности. Физическим показателем деятельности является для розничного магазина размер торговой площади. У предпринимателя должны быть документы, подтверждающие размер торгового зала — договор аренды, в котором указана площадь магазина в квадратных метрах.
Понятие и виды торговли
Торговля — отдельная отрасль хозяйства, связанная с процессом передачи товарно-материальных ценностей, изначально купленных для последующей перепродажи, за плату от продавца покупателю и включающая в себя совокупность специфических операций, производимых при этом.
Выделяют 2 вида торговли: оптовую и розничную.
Оптовая торговля — передача ТМЦ за плату от производителя (продавца) другому продавцу для последующей розничной реализации. Осуществляется крупными партиями, как правило, по более низкой цене, чем в рознице.
Розничная торговля — единичная (штучная) передача ТМЦ за плату конечному потребителю.
Бухгалтерский учет в торговле, розничной и оптовой, отличается как законодательным подходом, так и алгоритмом отражения хозяйственных операций. Рассмотрим эти различия более подробно.
Счета и субсчета в программе «1С:Бухгалтерия 8» для учета товаров
В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0) для учета товаров и наценки по ним используются счета и субсчета, представленные в таблице 1. Эти счета рекомендованы Минфином России для учета товаров, но в программе они разделены по дополнительным субсчетам и субконто.
Таблица 1
|
Счет |
Наименование |
Субконто |
||
|
41 |
Товары |
Номенклатура |
Партии |
Склады |
|
41.01 |
Товары на складах |
Номенклатура |
Партии |
Склады |
|
41.02 |
Товары в розничной торговле (по покупной стоимости) |
Номенклатура |
Партии |
Склады |
|
41.03 |
Тара под товаром и порожняя |
Номенклатура |
Партии |
Склады |
|
41.04 |
Покупные изделия |
Номенклатура |
Партии |
Склады |
|
41.11 |
Товары в розничной торговле (в АТТ по продажной стоимости) |
Номенклатура |
Партии |
Склады |
|
41.12 |
Товары в розничной торговле (в НТТ по продажной стоимости) |
Склады |
||
|
42 |
Торговая наценка |
|
|
|
|
42.01 |
Торговая наценка в автоматизированных торговых точках |
Номенклатура |
Партии |
Склады |
|
42.02 |
Торговая наценка в неавтоматизированных торговых точках |
Склады |