Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет материалов и инвентаря, выданных сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Компания любой ОПФ обладает какими-то активами, и их важно не только надежно охранять, но и эффективно эксплуатировать. Для этого следует четко их контролировать, передавать их во временное владение другим юридическим лицам (без смены права собственности), если это будет экономически выгодно, и отражать данный факт в сопутствующей документации предприятия.
Внимание, законодательство не обязывает использовать какую-то одну стандартную форму. Любая организация вправе разработать собственный, удобный для сотрудников и в принципе простой образец акта приема-передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) — главное, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты, полный список которых мы приведем ниже. Если же на это нет времени, можно поступить еще логичнее, и заполнять форму МХ-1, ведь она обладает сразу несколькими преимуществами:
- традиционная для практики документооборота и поэтому привычная для представителей самых разных инстанций;
- унифицированная и за счет этого понятная;
- удобная для корректировки — не проблема добавить в нее нужные данные или удалить лишние.
На практике именно ей отдает предпочтение большинство компаний, поэтому ее можно считать стандартом. Помните только, что ее необходимо в любом случае заверить, чтобы она соответствовала учетной политике предприятия.
Определяем все случаи материальной ответственности
Независимо от того, является ли работник материально ответственным лицом или нет, независимо от размера ущерба он будет нести материальную ответственность только в случаях, когда:
- работнику ценности передавались и он их получал;
- факт утраты ценностей установлен в предусмотренном законом порядке;
- в ходе расследования установлено наличие вины работника в утрате материальных ценностей (ст. 233 и 248 ТК РФ);
- не имеется обстоятельств, названных в ст. 239 ТК РФ, как исключающих материальную ответственность работника. К таким обстоятельствам относятся: непреодолимая сила, нормальный хозяйственный риск, крайняя необходимость или необходимая оборона, неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику;
- работодатель принял решение о взыскании с работника ущерба. Факт наступления у предприятия материального ущерба вовсе не означает автоматически следующего за этим взыскания для работника. Ведь ст. 240 ТК РФ предусмотрено право работодателя отказаться от взыскания ущерба с работника;
- не истек срок исковой давности по взысканиям. Закон ограничил право работодателя на взыскание небольшими сроками: для взыскания суммы в размере, не превышающем среднего заработка по распоряжению работодателя, – один месяц (ст. 248 ТК РФ); для взыскания в судебном порядке – один год со дня обнаружения ущерба (ст. 392 ТК РФ).
Процесс увольнения материально ответственного лица по собственному желанию
В работе любой организации, предприятии или учреждения существует материальная ответственность сотрудников, которые обязаны подписать договор о ответственности.
Акт приема-передачи материальных ценностей — это распространенный документ официального характера, который фиксирует передачу материальных или других ценностей от одного лица к другому. В современном мире это неотъемлемая часть сделки между двумя людьми. Простой акт приема-передачи материальных ценностей имеет полную юридическую силу. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо ознакомиться с основными правилами заполнения указанной бумаги.
Правила и сроки хранения
В п. 1 ст. 17 ФЗ РФ «Об архивном деле в РФ» написано, что организации обязаны хранить архивные документы, включая бумаги по личному составу, в течение сроков их хранения, прописанных в действующем законодательстве.
В соответствии с пп. в п. 19 раздела 1.1 приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 года № 558 приказы, касающиеся административно-хозяйственной деятельности организации, должны храниться в течение 5 лет.
В данную категорию также попадают письменные распоряжения руководителя касательно передачи ТМЦ в связи с увольнением материально ответственного лица.
Основные правила хранения документации, образующейся в ходе деятельности организации (в том числе и приказы), прописаны в разделе II приказа Минкультуры РФ от 31.03.2015 года № 526. Итак, должны быть соблюдены следующие требования:
- документы, имеющие ограниченный срок (до 10 лет), должны храниться в структурных подразделениях организации (обычно это канцелярия), а по истечении данного периода они подлежат уничтожению;
- бумаги, находящиеся на хранении, должны систематизироваться по ряду признаков (хронологии, тематике, структурному подразделению и т. д.);
- документы должны быть помещены в специально оборудованное помещение, предназначенное для размещения архивных бумаг;
- должны быть обеспечены нормативные условия хранения приказов и прочих локальных актов, а также выполнены требования по их размещению;
- обязательно периодическое проведение проверки сохранности архивных документов.
Смена (увольнение) материально ответственного лица в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
Увольнение сотрудника – явление очень распространенное и встречается в каждой организации: где-то реже, где-то чаще. Мы не будем рассматривать вопросы расчёта и документального оформления увольнения работника, так как этой теме у нас посвящено значительное количество публикаций, видеоуроков и даже обучающих курсов. В данной статье мы рассмотрим особенности увольнения или смены сотрудника, являющегося материально ответственным лицом (МОЛ), в 1С: Бухгалтерии предприятия, ред.
3.0. Ведь менять МОЛ рано или поздно вынужден любой руководитель организации, поэтому отнестись к этому процессу следует предельно внимательно.
Давайте обо всем по порядку. Начнем с определения.
Материальная ответственность – это обязанность работника возместить ущерб, причиненный работодателю, а сам такой сотрудник, несущий материальную ответственность, именуется материально ответственным лицом.
Такой сотрудник перед работодателем несёт полную материальную ответственность (МО) за денежные средства, ценности, а также имущество предприятия, которые переданы ему под контроль.
К МОЛ, как правило, относятся работники, которым вверяются товарные ценности или иное имущество, например, кладовщики, кассиры и иные работники, поименованные в специальном перечне.
Для назначения лица/ лиц материально ответственными за сохранность запасов, денежных средств или ОС требуется заключить договор о полной материальной ответственности (индивидуальной или коллективной).
Договор составляется в нескольких экземплярах.
Смена МОЛ происходит при увольнении или временном отсутствии сотрудника (например, во время болезни или отпуска).
Увольняют материально ответственное лицо по общим правилам, особенностей немного: следует провести инвентаризацию, и организовать передачу имущества, ценностей, а в некоторых случаях и дел.
Если установлена коллективная материальная ответственность, то тогда инвентаризация обязательна только в определенных установленных случаях:
• замена руководителя коллектива;
• выбытие из состава коллектива более 50% его членов;
• решение провести инвентаризацию, озвученное одним или несколькими членами коллектива.
Если для работника установлена индивидуальная материальная ответственность, то проведение инвентаризации обязательно во всех случаях при смене МОЛ.
Смена материально-ответственного лица подлежит оформлению следующим комплектом документов:
• приказом о смене МОЛ и заключением с вновь принятым или уже работающим сотрудником, которому будут передаваться ценности, договора о полной индивидуальной материальной ответственности.
• приказом о проведении инвентаризации, с утверждением состава инвентаризационной комиссии, причины и сроков проведения инвентаризации;
• непосредственно инвентаризационные описями;
• приказом о передаче объектов ОС или запасов другому МОЛ, унифицированного бланка нет, как вариант, его можно объединить с приказом о назначении инвентаризационной комиссии, обязательно указать причину передачи ценностей (увольнение, отпуск, болезнь прежнего МОЛ и т.п.), сроки передачи, прежнее и новое МОЛ.
Примерный образец приказа может выглядеть так:
• сличительных ведомостей, в случае если при проведенной инвентаризации вдруг выявлены отклонения.
Сам факт передачи материальных ценностей при смене МОЛ должен быть оформлен либо актом передачи при смене материально ответственного лица, либо инвентаризационной описью, используемой в качестве передаточного документа.
Давайте рассмотрим, как отразить операции по смене материально ответственных лиц в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 в самых распространенных случаях.
Смена/увольнение МОЛ на участке «Касса»
При смене кассира обязательно необходимо оформить передачу денежных средств и документов новому кассиру и провести инвентаризацию.
И отличная новость, что в программе 1С теперь реализована возможность формирования инвентаризации наличных денежных средств и денежных документов и оформления ее результатов.
Для этого следует перейти в раздел меню «Банк и касса», пункт «Инвентаризация кассы».
В открывшемся окне нажимаем кнопку «Создать».
В новом документе последовательно указываем всю необходимую информацию. Как правило, инвентаризация проводится в день увольнения или в последний день перед отпуском.
На вкладке «Ценности» при нажатии кнопки «Заполнить» данные заполнятся автоматически.
Переходим в раздел «Проведение инвентаризации», указываем период, реквизиты документа-основания для проведения инвентаризации и причину.
В нашем случае это смена МОЛ.
На вкладке «Инвентаризационная комиссия» выбираем из списка сотрудников членов комиссии.
В графе «Председатель» отмечаем галочкой нужного сотрудника.
Теперь сохраняем и проводим документ. По кнопке «Печать» можно сформировать приказ о проведении инвентаризации и сам акт инвентаризации наличных денежных средств.
Далее акт инвентаризации.
Опись составляется в трёх экземплярах.
В случае выявления по итогам инвентаризации излишков или недостачи сразу из документа по кнопке «Создать на основании» можно сформировать требующиеся документы.
При смене или увольнении кассира составлять акт приёма-передачи кассы не требуется.
Не забываем, что также следует изменить кассира в ответственных лицах. В главном меню, в разделе «Организации» (если учёт ведётся в программе по нескольким организациям) или «Реквизиты организации» (если по одной).
Открываем сведения об организации, находим пункт «Подписи».
В строке «Кассир» щелкаем по закладке «История».
Создаем новую запись, меняем физическое лицо на нового кассира и устанавливаем дату, с которой действуют изменения.
Записываем и закрываем окно.
Смена/увольнение МОЛ на участке «Основные средства»
При увольнении работника или иной смене сотрудника, ответственного за сохранность объектов основных средств, также следует произвести инвентаризацию и передачу объектов другому лицу.
Как в 1С посмотреть за кем закреплены основные средства?
Можно использовать обычную оборотно-сальдовую ведомость по счёту 01, но добавив на закладке «Дополнительные поля» поле «МОЛ».
И сформируем документ. Как видим, после наименования основного средства, указаны ФИО, это и есть данные об ответственном лице.
Но есть и другой отчёт, из которого можно получить информацию об основных средствах в разрезе МОЛ.
Для этого создадим универсальный отчёт, он находится в разделе «Отчёты».
В заголовке универсального отчета указываем «Тип объекта» -Регистр сведений, «Имя объекта» — Местонахождение ОС (бухгалтерский учет).
В день увольнения сотрудника Иванова, за которым закреплен швейный станок, проведем инвентаризацию. В меню «ОС и НМА» выберем раздел «Инвентаризация ОС».
Заполним все требуемые реквизиты: дату, местонахождение ОС (если оно было установлено ранее) и МОЛ.
На вкладке «Основные средства» с помощью кнопки «Заполнить» формируем список объектов, закрепленных за указанным сотрудником.
По аналогии с инвентаризацией кассы заполняем вкладки «Проведение инвентаризации» и «Инвентаризационная комиссия».
По кнопке «Печать» сформируем опись и приказ, а в случае расхождения результатов, то и сличительную ведомость.
Опись выглядит следующим образом:
Отразим смену МОЛ.
Это можно сделать прямо в документе «Инвентаризация ОС» по кнопке «Создать на основании», выбрав «Перемещение ОС».
Либо из главного меню «ОС и НМА» — «Перемещение ОС».
Выведем на просмотр накладную на перемещение ОС (ОС-2).
Посмотрим изменение данных о МОЛ в учете.
Сформируем снова Универсальный отчёт.
Также воспользуемся документом «Ведомость амортизации ОС».
В настройках добавим группировку по МОЛ.
Из ведомости видно перемещение объекта между ответственными лицами.
Материально ответственный работник может стать таковым либо по закону, либо на основании договора. В первом случае это, в соответствии со статьей 277 Трудового кодекса РФ, руководитель компании. Статья 243 позволяет отнести в эту же категорию заместителей и главного бухгалтера, если соответствующий пункт прописан в трудовом договоре.
В остальных случаях сотрудник может принять на себя такую обязанность только по личной инициативе, принудительного возложения быть не может. Свое согласие он выражает, подписывая Договор о полной индивидуальной МО. Его форму, как и список подходящих должностей, можно найти в Постановлении Минтруда № 85 от 31.12.2002.
Как привлечь работника к материальной ответственности
Иногда действия недобросовестного сотрудника приводят к недостаче финансовых средств или порче имущества.
Если при найме на работу с ним был подписан трудовой договор или контракт, то есть всё официально, то работодатель на своих законных основаниях может привлечь этого человека к материальной ответственности.
Поскольку сотрудник, как ни крути, должен нести личную ответственность за свои действия. Далее более обстоятельно рассмотрим все возможные нюансы таких неприятных ситуаций.
Для начала необходимо ответить на следующие вопросы:
- Когда или почему возникает материальная ответственность сотрудника?
- В чем именно заключается эта самая ответственность, что в нее входит?
- На какой объем ответственности сотрудника можно рассчитывать? То есть, как и сколько он должен возместить.
- Как рассчитать конкретную, точную цифру ущерба, который он успел причинить?
- Как её подтвердить, доказать?
- Как отразить в бухгалтерском учете эту недостачу по его вине?
- И, наконец, сколько можно вычесть из зарплаты сотрудника, чтобы покрыть нанесенный ущерб?
Передача основных средств при смене материально ответственного лица
Требования об обязательном проведении инвентаризации имущества при смене материально ответственного лица в новом Законе не установлено. ем не менее, с учетом требований Закона N 129-ФЗ, при смене материально ответственного лица в настоящее время, по нашему мнению, должна осуществляться именно процедура инвентаризации с оформлением соответствующих документов. Полагаем, что акта приемки-передачи дел или акта ревизии будет недостаточно.
Результаты инвентаризации оформляются документами, составленными по формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18. 08. 1998 N 88 и постановлением Госкомстата России от 27. 03. 2000 N 26. Руководитель предприятия должен издать приказ о проведении инвентаризации и составе инвентаризационной комиссии. Форма приказа приведена в приложении N 1 к Указаниям. То есть работники предприятий могут писать документ, исходя из собственных представлений о нем и руководствуясь потребностями организации. Единственное, что важно учесть – чтобы структура, состав и стиль приказа соответствовали нормам распорядительной документации. Кроме того, если внутри компании есть свой шаблон документа, разработанный и утвержденный руководством, то ориентироваться при формировании всех прочих приказов нужно именно на него.
Оформление приказа о смене материально-ответственного лица Что касается оформления, то тут составители приказа также вольны выбирать: делать его в рукописном варианте или печатном.
Только во втором случае приказ надо распечатать. Для распечатки подойдет как простой лист бумаги, так и бланк с нанесенными на него реквизитами и логотипом фирмы. Приказ делается в одном подлинном экземпляре.
Причины передачи объекта внутри организации
Решение о необходимости внутреннего перемещения основных средств в пределах одного собственника может принимать только руководство предприятия.
Важно! Фонды могут перемещаться между структурными подразделениями, цехами, участками и т.д.
В свою очередь, руководство отдела, в которое попадают средства, вправе распределять их внутри объединения.
Основными причинами внутреннего перемещения ОС можно считать следующие обстоятельства:
- необходимость проведения ремонтных работ, реконструкции или модернизации;
- необходимость передачи основных средств в дочернюю компанию (филиал), для которого выделен отдельный баланс;
- необходимость передачи объектов ОС в другое подразделение.
Порядок передачи имущества и оформление результатов
Передача ценностей происходит по каждой позиции, с осмотром и пересчетом.
Всё это делают в присутствии принимающего, сдающего и комиссии, которая сверяет предоставленный список имущества с предъявляемыми для приемки предметами. По итогам передачи оформляют акт приемки-передачи ценностей в произвольной форме. В нём указывают:
- Ф.И.О. сдающего и принимающего ценности работников, их должности;
- перечень всего имущества, вкл. наименования и количество;
- в случае выявления недостачи об этом обязательно делают пометку в акте;
- подписи сдающего, принимающего и членов комиссии.
Акт составляют 2-х экземплярах: для работодателя и увольняющегося работника.
Виртуальнаятаможня таможенно-логистический портал
ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ИНСТРУКЦИИ 1.
Сформулированные обязанности должны быть четки и недвусмысленны, поставленные задачи должны быть выполнимы, функции кладовщика не должны дублироваться и пересекаться с функциями других работников склада.
2. На границах обязанностей работников склада не должно быть провалов, неохваченных работ и мер ответственности. 3. Инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от кладовщика в любой ситуации. На каждой ее развилке должно быть четкое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, доложить руководству.
4. Желательно, чтобы должностная инструкция описывала основные действия в нештатных ситуациях, поскольку именно в этих случаях кладовщик не должен раздумывать что делать, а просто действовать в соответствии с инструкцией.
Акт установки материальных ценностей
Завершающим этапом установки материальных ценностей, который закрепляет, что работы по установке проведены в полном объеме, является акт установки матценностей. Для его составления привлекается комиссия. Собственный образец акта закрепляется в учетной политике компании. Условно любой акт установки делится на три части:
- вводная или идентифицирующая (название и номер документа, дата составления и подписания, информация о компании и членах комиссии);
- основная. Описываются установленные активы и место установки. Если используется несколько наименований – можно оформить эту часть в виде таблицы;
- заключительная. Это подписи членов комиссии и руководителя организации.
Как и любой акт, установка оформляется в печатном или письменном виде на простой или с фирменным обозначением бумаге.