Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Налогообложение расходов на проживание и проезд работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оплата проезда не облагается налогом на доходы и взносами (письмо Минфина №03-04-05/46903 от 06/07/18 г., письмо ФСС №02-03-16/08-526П от 02/04/10 г.). «Проездные» суммы не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ п.2-7), за исключением такси, в том числе маршрутного. Об этом следует помнить при установлении фиксированной суммы работнику за проезд.
Компенсация стоимости проезда к месту отпуска
«Северным» работникам также положена оплата один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно.
Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации. Такое преимущество установлено статьей 325 Трудового кодекса.
Обратите внимание, что «северные» организации вправе выплачивать компенсацию чаще. Например, ежегодно. Для этого нужно внести соответствующее положение в трудовой (коллективный) договор или локальный нормативный акт.
Кроме того, работодатель также должен оплатить билеты на поезд или самолет других неработающих членов его семьи. Члены семьи, на которых распространяются льготы – это неработающие супруг и несовершеннолетние дети, проживающие вместе с работником.
Трудовым кодексом не установлено конкретных правил оплаты дороги в отпуск «северянам». Поэтому их нужно определить самостоятельно. Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно пропишите в коллективных или трудовых договорах либо в локальных нормативных актах.
Комментарий к ст. 325 ТК РФ
1. Комментируемая статья предусматривает компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и в приравненных местностях, и членов их семей.
2. Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455. Согласно п. 2 указанных Правил работникам учреждений и членам их семей один раз в два года производится компенсация за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета расходов на оплату стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска работника и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в т.ч. личным, а также провоза багажа весом до 30 кг.
3. К членам семьи работника учреждения, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), несовершеннолетние дети (в т.ч. усыновленные), фактически проживающие с работником. Оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).
4. Право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника учреждения одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы (п. 4 Правил). Следует иметь в виду, что согласно ст. 122 ТК право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.
В дальнейшем у работника учреждения возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации — начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы — начиная с пятого года работы и т.д. Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника учреждения возникает одновременно с возникновением такого права у работника учреждения (п. 4 Правил).
5. Компенсация расходов является целевой выплатой. Средства, выплачиваемые в качестве компенсации расходов, не суммируются в случае, если работник и члены его семьи своевременно не воспользовались своим правом на компенсацию (п. 4 Правил). При этом причина, по которой работник не реализовал свое право на компенсацию указанных расходов, значения не имеет.
6. Расходы, подлежащие компенсации, включают в себя:
а) оплату стоимости проезда к месту использования отпуска работника учреждения и обратно к месту постоянного жительства — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:
— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
— водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
— автомобильным транспортом — в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии — в автобусах с мягкими откидными сиденьями;
б) оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы;
в) оплату стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следуют работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов (п. 5 Правил).
7. В случае если представленные работником учреждения документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено п. 5 указанных Правил, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат (п. 6 Правил).
Возмещение транспортных расходов и закон
Трудовым законодательством закреплены условия, когда работодатель обязан компенсировать транспортные расходы сотрудников.
| Статья ТК РФ | Условия возмещения |
|---|---|
| 168 | Служебная командировка |
| 168.1 | Разъездной характер работы |
| 169 | Переезд на работу в другую местность по договоренности с работодателем |
| 325 | Проезд к месту отдыха и обратно, если такое право закреплено законом |
Во всех остальных случаях вопрос, может ли работодатель доплачивать на транспорт иногородним и не иногородним работникам, оставлен на усмотрение организации.
Компенсация за личный транспорт
Работники часто используют личный автотранспорт для выполнения служебных обязанностей: для транспортировки грузов, доставки отчетности, развозки товаров. А вот то, что утром работник прибыл в офис на своей машине, не относится к основаниям для назначения компенсации.
Условия расчета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля необходимо обговорить с начальством и закрепить договоренности в специальном документе — договоре или соглашении об эксплуатации личного транспорта подчиненного. Без договора претендовать на компенсационные выплаты не приходится.
Насколько велика компенсация расходов на проезд к месту работы и обратно — вопрос договоренности (ст. 188 ТК РФ). Максимального и минимального ограничений по закону нет; работодатель и его подчиненный имеют возможность договориться практически о любой сумме компенсационной выплаты.
Работодателю следует помнить о налоговых рисках в части компенсирования транспортных затрат. В действующей редакции НК РФ затраты на эксплуатацию личного транспорта работника учитываются в составе прочих расходов в пределах утвержденных норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК, п. 1 Постановления № 92 от 08.02.2002, Письмо Минфина № 03-03-06/1/465 от 09.08.2011). Это значит, что только норматив компенсации организация сможет легально не учитывать при уплате налога на прибыль, а все, что сверху, увеличит ее налоговую базу. Поэтому в большинстве организаций возмещение проезда к месту работы на личном автомобиле не превышает этот установленный законом норматив.
Примеры сумм:
- для легкового авто с объемом двигателя 2000 см³ и менее сумма компенсации не должна превышать 1200 рублей в месяц;
- если объем двигателя более 2000 см³, то компенсировать положено до 1500 рублей в месяц;
- для мотоцикла возмещают только 600 руб. в месяц, независимо от марки мотоцикла.
Минфин пояснил нужно ли облагать НДФЛ и взносами компенсацию проезда сотрудников к месту работы
Минфин России в Письме от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093 в очередной раз напомнил работодателям о порядке обложения налогами и взносами возмещения работникам стоимости проезда к месту работы и обратно. Позиция чиновников однозначная — компенсация проезда облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Правила исчисления НДФЛ:
- стоимость проезда к месту работы и обратно ─ это доход сотрудника в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
- налоговая база определяется как рыночная цена оказанных работнику услуг (п. 1 ст. 211 НК РФ);
- датой фактического получения дохода в натуральной форме является дата передачи его работнику (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ, п. 3 ст. 226 НК РФ);
- исчислить НДФЛ необходимо в последний день календарного месяца, в котором оказаны такие услуги;
- удержать НДФЛ можно за счет любых денежных доходов работника (например, из зарплаты), а перечислить не позднее дня, следующего за днем выплаты денежного дохода, за счет которого этот НДФЛ удержан (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Оплата стоимости проезда работников к месту работы и обратно не поименована в перечне необлагаемых выплат (ст. 422 НК РФ) и она облагается страховыми взносами на общих основаниях.
Такую позицию Минфин высказывал и ранее (Письмо Минфина РФ от 16.03.2017 N 03-04-06/15198). В Минтруде с этим согласны (Письмо Минтруда РФ от 10.09.2014 N 17-3/ООГ-759).
Налогооблагаемую прибыль суммы возмещения стоимости проезда сотрудников до работы и обратно могут уменьшать в том случае, если такая компенсация предусмотрена трудовым или коллективным договором.
Пример настроек дохода в натуральной форме смотрите в видео Доход в натуральной форме на примере суточных сверх норм
См. также:
- Удержание НДФЛ с полученного натурального дохода в ближайшую дату выплаты других доходов сотрудника
- Вид доходов для страховых взносов
- Код дохода НДФЛ
- Вид расхода для налога на прибыль
Суммы возмещения работнику расходов, связанных с переездом на работу в другую местность, не облагаются НДФЛ в размерах, установленных соглашением сторон трудового договора
22.09.2017Автор: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ аудитор Овчинникова Светлана
В коммерческой организации для привлечения молодых перспективных работников разрабатывается Положение по выплате подъемных молодым специалистам, прибывшим к месту работы из других городов. Молодым специалистом в соответствии с Положением признается специалист, впервые устраивающийся на работу, возраст — не старше 28 лет. При выдаче подъемных с работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с условием отработки в организации не менее 5 лет, в случае увольнения по собственному желанию работник обязан вернуть сумму выплаченных подъемных. Рассматриваются 2 варианта выплат:
1. Вновь принятый молодой специалист по личному заявлению и после заключения дополнительного соглашения получает аванс в сумме 100 тыс. руб. В течение месяца возникает обязанность по предоставлению отчета с приложением первичных документов, подтверждающих оплату фактических расходов. При этом расходы могут быть связаны с возмещением расходов на проездные документы, наем жилья, приобретения необходимых предметов и мебели для обустройства на новом месте (в том числе мебель, посуда, бытовая техника). В случае увольнения по собственному желанию до истечения срока 5 лет у работника возникает обязанность возврата полученных сумм в полном объеме.
2. Вновь принятый молодой специалист по личному заявлению и после заключения дополнительного соглашения получает 100 тыс. руб. — единовременную компенсацию в связи с переездом в другую местность. Обязанности по подтверждению фактических расходов при этом варианте у работника не возникает. В случае увольнения по собственному желанию до истечения срока 5 лет у работника возникает обязанность возврата полученных сумм в полном объеме.
Каков порядок налогообложения в указанных ситуациях в части принятия таких расходов в целях налогообложения прибыли, НДФЛ и страховых взносов? Каковы налоговые риски, возникающие при наличии таких выплат?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
1. Учитывая судебную практику, суммы возмещения на проезд и обустройство вновь принимаемого на работу специалиста, а также компенсация расходов на наем жилья может не облагаться НДФЛ.
Согласно сложившейся в настоящее время официальной позиции суммы возмещения на проезд и обустройство вновь принимаемым на работу специалистам, переехавшим из других городов, следует облагать НДФЛ.
Сумма компенсации работнику расходов на наем жилья, по мнению Минфина России, подлежит налогообложению НДФЛ (даже при условии, что возмещение подобных расходов предусмотрено трудовым договором).
2. Официальных разъяснений и судебной практики по вопросу обложения страховыми взносами рассматриваемых затрат в свете норм главы 34 НК РФ нами не обнаружено.
Если придерживаться позиции, что расходы организации на возмещение рассматриваемых затрат следует рассматривать в качестве компенсаций (гарантий), предусмотренных ст. 169 ТК РФ, указанные выплаты не подлежат обложению страховыми взносами на основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
Однако, учитывая официальную позицию по предыдущему пункту, нельзя исключить вероятность налоговых рисков при необложении страховыми взносами предполагаемых выплат вновь принятым молодым специалистам (при любом варианте оформления отношений).
3. В рассматриваемой ситуации более «безрисковым» в целях налогообложения прибыли нам представляется вариант учета сумм возмещения новым работникам расходов по переезду и обустройству по п. 25 ст. 255 НК РФ.
Расходы организации на выплату компенсации по найму жилья могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в качестве других расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), при условии соблюдения общих требований п. 1 ст. 252 НК РФ.
Обоснование вывода:
Понятие подъемных не определено нормами трудового и налогового законодательства.
Согласно ст. 169 ТК РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:
— расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
— расходы по обустройству на новом месте жительства.
Коммерческие организации устанавливают порядок и размеры возмещения работникам расходов при переезде на работу в другую местность коллективным договором или локальным нормативным актом либо по соглашению сторон трудового договора.
По мнению Минфина России (смотрите, например, письма от 20.07.2007 N 03-04-06-01/255, от 22.05.2007 N 03-04-06-01/152, от 17.01.2006 N 03-03-04/1/30), в целях налогообложения под подъемными следует понимать виды возмещений, установленные ст. 169 ТК РФ.
При этом некоторые судьи отмечают, что при применении положений ст. 169 ТК РФ необходимо учитывать, что положения этой статьи применяются в случае, когда работник по согласованию с работодателем переезжает с одного места работы, в котором он выполнял свои трудовые обязанности, на другое место работы у этого же работодателя (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Забайкальского краевого суда от 25.05.2016 по делу N 33-2283/2016).
В то же время заметим, что специалисты Роструда в ответах на частные запросы указывают, что положения ст. 169 ТК РФ применяются в том числе при заключении трудового договора с работодателем, расположенным в другой местности.
На основании ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
В рассматриваемой ситуации организация планирует выплачивать вновь принимаемым работникам денежные средства:
— в качестве компенсации фактических (подтвержденных документами) расходов по проезду к новому месту работы, по найму жилья, на обустройство на новом месте жительства;
— либо в качестве компенсации расходов работника, связанных с переездом на новое место жительства и обустройством на нем в определенной сумме без документального подтверждения факта несения расходов.
НДФЛ
В целях налогообложения НДФЛ понятие «доход» определяется в соответствии с положением п. 1 ст. 41 НК РФ, согласно которому доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ.
Расходы на проезд как часть оплаты труда и как необходимость
Прежде всего нужно отметить, что затраты на проезд сотрудников могут быть двух видов:
- Те, которые прописаны во внутренних актах организации и закреплены в трудовом договоре. При таком подходе затраты на проезд включаются в заработную плату и являются ее частью. К таким расходам относятся затраты на поездки в общественном транспорте, в виде материальной помощи строго ограниченному кругу сотрудников
- Доставка работников до места работы может быть организована силами самого работодателя. Приведем простой пример. Рабочий цех находится в труднодоступном месте за городом, общественный транспорт туда не ходит, а ближайшая остановка находится очень далеко от места работы. В связи с этим работодателем был приобретен автобус и осуществляется доставка рабочих к месту работы. Если у работодателя своего транспорта нет, то можно заключить договор с компанией, которая будет осуществлять такую перевозку
В том случае, когда компенсация за проезд включается в состав зарплаты, она является полноценной частью дохода и сумма должна облагаться зарплатными налогами.
Ошибки и вопросы по теме
Ошибка
Организация находится далеко за городом и добраться туда своими силами работникам очень проблематично. В связи с этим было принято решение организовать доставку к рабочему месту и обратно. Однако была совершена ошибка – ни в одном акте компании возможность организации доставки закреплена не была. При проведении проверки налоговый орган может доначислить налог на прибыль, НДС, а также предъявить пени и штрафы.
Вопрос
Компания организовала доставку сотрудников к месту работы, хотя острой необходимости в этом нет. Нужно ли начислять НДФЛ и страховые взносы н такие суммы?
В данной ситуации расходы на доставку включаются в состав оплаты труда. В связи с этим с таких сумм производятся те же удержания, что и с самой зарплаты. В обязательном порядке удерживается и перечисляется в бюджет НДФЛ и страховые взносы. Причем сделать это нужно в том случае, если в трудовом договоре пункт о доставке не зафиксирован. Кроме того, для корректного расчета необходимо рассчитывать стоимость проезда по каждому работнику, а это значит, что такой расчет очень трудозатратный.
Компенсация расходов на проезд сотрудников так или иначе присутствует во многих организациях. Чаще всего такие затраты встречаются в бюджетном секторе и крупных компаниях. Однако при наличии мест работы, которые расположены очень далеко от цивилизации, даже небольшие компании организуют доставку сотрудников. В зависимости от того, по какой причине производится подвоз работников, расходы по – разному учитываются на предприятии. В случае, когда есть необходимость доставки сотрудников и затраты на такую доставку являются частью зарплаты, такие расходы участвуют в расчете налога на прибыль. НДФЛ и страховыми взносами суммы облагаются только в том случае, если они входят в состав зарплатных выплат.
Оплата проезда работников
С вступлением в силу новой редакции Трудового кодекса РФ несколько изменились правила учета и налогообложения средств, потраченных на возмещение стоимости проезда сотрудников до места работы или по служебным делам. В нашем материале освещены введенные новшества и даны схемы бухгалтерских проводок как для коммерческих, так и для бюджетных организаций.
В своей деятельности организации зачастую сталкиваются с необходимостью изыскания источников финансирования расходов на оплату доставки своих работников к месту работы и обратно, а также на оплату проезда на общественном и ином транспорте должностных лиц, трудовые обязанности которых предусматривают необходимость постоянных служебных разъездов.
С 06.10.2006 (дата вступления в силу Закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ, внесшего изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации) обязанности работодателей по возмещению расходов работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, закреплены в ст. 168.1 новой редакции ТК РФ.
Согласно новым положениям указанной категории работников возмещаются следующие расходы, связанные со служебными поездками:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Возместим, если…
Конкретные размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения расходов могут также закрепляться непосредственно в заключенном между сторонами трудовом договоре.
Исходя из практики к работникам с разъездным характером работы могут быть отнесены курьеры, экспедиторы, работники жилищно-коммунального хозяйства (электрических, газовых, водопроводных, канализационных сетей), строительных организаций, учреждений связи и др.
При этом следует учитывать, что согласно положениям действующего законодательства организации самостоятельны в изложении перечня работ, профессий и должностей, выполнение трудовых обязанностей по которым предусматривает разъездной характер работы. Наряду с этим принятые решения должны быть обоснованы и основаны на разработанных в организации должностных инструкциях или на положениях трудовых договоров, заключенных с работниками.
В случае если в той или иной должностной инструкции и (или) в трудовом договоре с работником не будет ссылок на то, что выполнение трудовых обязанностей работником предусматривает необходимость постоянных и (или) периодических служебных разъездов, возмещение организациями расходов по проезду может трактоваться проверяющими органами как скрытая форма материального вознаграждения работников с дальнейшими последствиями.
Подготовьте документы
При разработке и согласовании соответствующих перечней работ, профессий и должностей работников с разъездным характером работы организации вправе использовать положения нормативных правовых актов (включая внутриведомственные). В частности, организации электрических сетей вправе применять нормы Постановления Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 27.05.81 № 149/9-67 «О порядке и размерах возмещения расходов работникам предприятий электрических сетей системы Министерства энергетики и электрификации СССР, постоянная работа которых имеет разъездной характер», сохраняющего свою силу согласно ст. 423 ТК РФ.
Исходя из изложенного разрабатывать соответствующий перечень нужно на основе следующих принципов:
· должностные обязанности работников, закрепленные в трудовом договоре, должностной инструкции или ином подобном локальном нормативном акте, предусматривают необходимость служебных разъездов;
· работники не обеспечиваются специальным транспортом для выполнения возложенных на них обязанностей.
При разработке перечня следует также учитывать интенсивность привлечения тех или иных категорий работников к служебным разъездам. Например, курьеры изначально могут обеспечиваться едиными проездными документами, а, например, бухгалтеры — только разовыми (если расходы на их приобретение изначально не превысят расходы на приобретение единых проездных документов).
Оплата дороги в командировку
При командировании в другую местность работодатель обязан компенсировать подчиненному ряд затрат: проезд, проживание, суточные. Основанием для выплаты станет приказ о командировании, служебное задание, а также документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).
Компенсация за проезд к месту работы при командировке законодательных ограничений не имеет. Работодатель обязан возместить все издержки по факту, но он вправе установить индивидуальные требования в части рационального и экономного расходования бюджета компании: запретить работникам использовать для проезда к месту командировки такси вместо общественного транспорта или приобретать билеты класса люкс, бизнес, первого класса. Такие ограничения распространены в бюджетной сфере.
Командированный работник по возвращению должен подтвердить понесенные траты документально. Это могут быть чеки, квитанции, билеты, выписки и прочие платежные документы, подтверждающие факт оплаты услуг перевозчика. Комиссии, страховки и прочие дополнительные платежи, взимаемые транспортными компаниями при продаже билетов, также должны быть компенсированы.
Правовое регулирование вопроса
В соответствии со ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплачиваемый один раз в два года за счет работодателя проезд к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 кг.
Согласно ч. 8 ст. 325 ТК РФ (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ) размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из бюджетов субъектов РФ, устанавливаются органами государственной власти субъектов РФ; в организациях, финансируемых из местных бюджетов, — органами местного самоуправления; у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, — коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.
Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей» утверждены Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (далее — Правила N 455).
Пунктом 3 названных Правил установлено, что к членам семьи работника организации, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), несовершеннолетние дети (в том числе усыновленные), фактически проживающие с работником.
Нужно отметить, что согласно позиции Минздравсоцразвития и ФНС работодатель обязан возмещать указанные расходы только в случае, если работник отдыхает вместе с семьей. По мнению чиновников, это следует из ч. 4 ст. 325 ТК РФ, в силу которой оплата стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника организации и членов его семьи производится по заявлению работника не позднее чем за три рабочих дня до отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда, то есть оплата данных расходов осуществляется в период нахождения самого работника в отпуске. Такая позиция представлена в Письме Минфина России от 24.03.2009 N 03-04-06-02/23, а также в Письме Минздравсоцразвития России от 24.08.2006 N 1010-13, разъяснения которого ФНС направила Письмом от 12.09.2006 N ВЕ-6-16/918@ своим территориальным органам для руководства и использования в работе.
В то же время в Письме ФНС России от 24.07.2006 N 16-0-07/001583 указаны ситуации, когда члены семьи могут воспользоваться существующими компенсациями:
- если различается время прибытия к месту проведения отпуска или время отъезда в обратном направлении членов семьи работника в период его нахождения в отпуске;
- если отдых осуществляется в различных санаторно-курортных учреждениях, но они расположены в одном административно-территориальном образовании.
Сотруднику оплатили проезд к месту отпуска за пределами РФ
Если работодатель компенсирует работнику авиаперелет к месту отдыха и обратно на основании законодательных актов (например, ст. 325 ТК РФ, Постановления Правительства РФ «О компенсации проезда в отпуск и обратно для работников госорганов» от 12.06.2008 № 455), а место отдыха расположено за пределами РФ, то не облагается страховыми взносами и НДФЛ только оплаченный маршрут от дома работника до аэропорта вылета за рубеж.
К такому выводу пришли судьи. В судебном прецеденте схлестнулись Пенсионный фонд и межрайонная ФНС Магаданской области. Налоговая оплатила своим сотрудникам беспосадочный авиаперелет в зарубежный отпускной вояж, а сумму, не подлежащую обложению взносами, определила расчетным путем, как часть пути до границы России.
Пенсионный фонд при проверке с этим не согласился и доначислил налоговой взносы со всей стоимости авиабилетов. По мнению проверяющих, под «границей РФ» в случае оплаты авиабилетов следовало понимать не «физическую» границу на местности, а место, в котором пассажир пересекает границу РФ формально: паспортный контроль в аэропорту.
Спорные вопросы возникают в части возникновения объекта налогообложения НДФЛ
Финансисты соглашаются только с тем, что не подлежит обложению НДФЛ оплата компанией стоимости доставки работников от пункта сбора (отраженного в положениях трудового договора с работником) до места выполнения работ (Письма Минфина РФ от 08.12.2011 г. №03-04-06/6-342, от 02.02.2010 г. №03-04-06/68).
Однако, по мнению контролирующих органов, оплата доставки работников от места их жительства до пункта сбора или до места выполнения работ и обратно, произведенная за счет средств работодателя, признается доходом, полученным работником в натуральной форме и подлежит налогообложению в общеустановленном порядке на основании пп.1 п.2 ст.211 НК РФ (Письма Минфина РФ от 26.02.2013 г. №03-04-06/5379, от 30.06.2011 г. №03-03-06/1/384, УФНС по г. Москве от 29.05.2008 г. №21-11/052059@).
Компенсация за личный транспорт
Работники часто используют личный автотранспорт для выполнения служебных обязанностей: для транспортировки грузов, доставки отчетности, развозки товаров. А вот то, что утром работник прибыл в офис на своей машине, не относится к основаниям для назначения компенсации.
Условия расчета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля необходимо обговорить с начальством и закрепить договоренности в специальном документе — договоре или соглашении об эксплуатации личного транспорта подчиненного. Без договора претендовать на компенсационные выплаты не приходится.
Насколько велика компенсация расходов на проезд к месту работы и обратно — вопрос договоренности (ст. 188 ТК РФ). Максимального и минимального ограничений по закону нет; работодатель и его подчиненный имеют возможность договориться практически о любой сумме компенсационной выплаты.
Работодателю следует помнить о налоговых рисках в части компенсирования транспортных затрат. В действующей редакции НК РФ затраты на эксплуатацию личного транспорта работника учитываются в составе прочих расходов в пределах утвержденных норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК, п. 1 Постановления № 92 от 08.02.2002, Письмо Минфина № 03-03-06/1/465 от 09.08.2011). Это значит, что только норматив компенсации организация сможет легально не учитывать при уплате налога на прибыль, а все, что сверху, увеличит ее налоговую базу. Поэтому в большинстве организаций возмещение проезда к месту работы на личном автомобиле не превышает этот установленный законом норматив.
Примеры сумм:
- для легкового авто с объемом двигателя 2000 см³ и менее сумма компенсации не должна превышать 1200 рублей в месяц;
- если объем двигателя более 2000 см³, то компенсировать положено до 1500 рублей в месяц;
- для мотоцикла возмещают только 600 руб. в месяц, независимо от марки мотоцикла.
Оплата проезда от места проживания до работы
Вопрос: Работодателем принято решение оплачивать проезд работникам от места проживания до места работы и обратно, при этом речь не идет об использовании работниками личного транспорта. Как документально с точки зрения трудового законодательства оформить отношения между работником и работодателем по оплате работникам стоимости проезда от дома к работе и обратно?
Ответ: Трудовым кодексом РФ не установлено обязанности работодателя компенсировать работникам стоимость проезда работников от места проживания до места работы и обратно. Однако такая компенсация может быть закреплена в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте, действующем в организации. Условия договоров или нормы локальных нормативных актов, которыми установлена оплата проезда, несомненно, улучшают положение работников, следовательно, никоим образом не нарушают трудовое законодательство (часть вторая ст. 9, часть четвертая ст. 8 ТК РФ). Если выплата такой компенсации закреплена в указанных документах, в силу части второй ст. 22 ТК РФ оплата проезда работников от места проживания до места работы и обратно является обязанностью работодателя. В соответствии с частью четвертой ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре стороны могут оговорить дополнительные условия, то есть условия, не перечисленные в части второй этой статьи в качестве обязательных для включения в трудовой договор, при условии, что они не ухудшают положение работника по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Руководствуясь этой нормой, работник и работодатель вправе включить в трудовой договор условие об обязанности работодателя компенсировать работнику расходы проезда от места проживания на работу и обратно. Стороны вправе определить вид транспорта, проезд на котором оплачивается работодателем, установить порядок определения размера компенсации расходов работников на проезд, а также определить ее максимальный размер, зафиксировать в трудовом договоре порядок выплаты компенсации расходов работников на проезд, а также другие условия. В случае если условия об оплате проезда изначально не были предусмотрены в трудовых договорах с работниками, стороны могут заключить дополнительные соглашения о включении таких условий в трудовые договоры. Дополнительные соглашения заключаются в письменной форме с каждым работником организации в отдельности (ст. 72 ТК РФ).
В договорном порядке стороны трудовых отношений вправе урегулировать вопрос оплаты проезда работников от места проживания до места работы и обратно путем включения соответствующих условий в коллективный договор, действующий в организации. В ст. 41 ТК РФ указывается, что в коллективный договор могут включаться, в том числе, обязательства работников и работодателя по вопросам выплаты компенсаций, а также по другим вопросам, определенным сторонами. Согласно ст. 44 ТК РФ дополнение коллективного договора производится в порядке, установленном ТК РФ для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором. Согласно статьям 8 и 22 ТК РФ работодатель вправе регулировать трудовые отношения с работниками посредством издания локальных нормативных актов. Согласно части третьей ст. 8 ТК РФ коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников. Порядок такого согласования установлен ст. 372 ТК РФ. Если в коллективном договоре соглашении, действующих в организации, предварительное согласование с представительным органом работников не предусмотрено, работодатель вправе самостоятельно разработать положения о компенсации расходов на проезд работников от места проживания до места работы и включить их в уже действующий в организации локальный нормативный акт, либо утвердить отдельный локальный нормативный акт, целиком посвященный вопросам компенсации работникам расходов на проезд. Локальный нормативный акт работодатель принимает или изменяет своим приказом (распоряжением). С локальными нормативными актами работодатель обязан знакомить работников под роспись, в том случае, когда они непосредственно связаны с их трудовой деятельностью (часть вторая ст. 22 ТК РФ). Четкого критерия, по которому можно было бы отнести тот или иной локальный акт к непосредственно связанному с трудовой деятельностью работника, ТК РФ не содержит. По нашему мнению, к таким актам можно отнести любые локальные нормативные акты, которыми регулируются трудовые отношения с работниками. Так как вопрос компенсации расходов на проезд вытекает из самого факта существования трудовых отношений с данным работодателем, которые возникли между работниками и работодателем на основании трудовых договоров, мы считаем, что работодатель в данном случае обязан ознакомить в соответствии со ст. 22 ТК РФ с локальным нормативным актом, устанавливающим обязанность последнего по оплате расходов работников на проезд. Ознакомление работников должно производиться в обязательном порядке и в случае, когда уже существующий локальный нормативный акт дополняется положениями о компенсации работникам расходов на проезд. Вновь принимаемого сотрудника работодатель обязан ознакомить под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (часть третья ст. 68 ТК РФ). Сроков ознакомления уже работающих сотрудников с принятыми работодателем локальными нормативными актами ТК РФ (с изменениями, внесенными в локальный нормативный акт) не устанавливает. Отметим также, что работодатель сможет подтвердить факт ознакомления только в том случае, если у него будет иметься письменный документ с росписью работника в ознакомлении.
Материал подготовлен юристами Правового консалтинга ГАРАНТ
Как задать свой вопрос по трудовому праву, можно прочитать здесь >>.
Разъяснения Минфина по упрощению бухучета
В “информации” N ПЗ-3/2015 Минфин напомнил, что упрощенные способы ведения бухучета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, вправе применять следующие экономические субъекты (за исключением организаций, указанных в части 5 статьи 6 закона о бухучете):
- субъекты малого предпринимательства;
- некоммерческие организации;
- организации, получившие статус участников проекта в соответствии с федеральным законом “Об инновационном центре “Сколково”.
Организация, применяющая упрощенные способы, имеет возможность самостоятельно избирать, какие упрощенные способы применять для ведения бухучета (вне зависимости от применения других упрощенных способов). Выбор отдельных упрощенных способов производится, как правило, исходя из условий хозяйствования, величины организации и других факторов.
Организация, применяющая упрощенные способы, в частности, может:
- сократить количество синтетических счетов в принимаемом ей рабочем плане счетов бухучета;
- принять решение об использовании кассового метода учета доходов и расходов;
- принять решение не проводить переоценку основных средств для целей бухгалтерского учета
Ведомство дало также массу других рекомендаций и разъяснений об упрощенном ведении бухучета.
Командировки и отпуск: НДФЛ, страховые взносы, налог на прибыль
Иногда работники рады командировкам настолько, что предпочитают — с предварительного одобрения руководства — задержаться в пункте назначения деловой поездки на несколько лишних дней для использования отпуска, накопившихся отгулов, или желая остаться на выходные.
Другие, наоборот, отправляются туда раньше, чтобы отдохнуть до того, как приступят к выполнению служебного задания. Руководство обычно не возражает, ведь фирме в любом случае оплачивать билеты на дорогу туда и обратно. Бухгалтерии же приходится решать задачи сразу по нескольким налогам.
Получится, что по одному из билетов сотрудник ездил не в командировку (из командировки), а в отпуск (из отпуска).
Будут ли затраты фирмы на такой билет обоснованными с точки зрения списания их в расчет налога на прибыль? И не следует ли признать их облагаемым НДФЛ доходом работника? А если следует, то нужно ли начислять на них страховые взносы? Ведь фактически сотрудник добрался до места отпуска либо вернулся из него домой за счет компании.
И налоговики могут посчитать, что в этом случае работодатель компенсировал ему не командировочные расходы, а стоимость проезда к месту отпуска или обратно. У Минфина есть свои ответы на первые два вопроса. На уплате НДФЛ в финансовом ведомстве настаивают, а вот исключать стоимость билета из расчета налога на прибыль не намерены.
Дело в том, что для одного налога финансовое ведомство считает стоимость билета доходом сотрудника, а для другого — компенсацией ему командировочных расходов, причем не смущаясь такой нестыковки, излагает все это в рамках одного Письма (от 1 апреля 2009 г. N 03-04-06-01/74). Казалось бы, вполне выгодная для фирмы позиция, ведь налог на доходы физлиц она платит не из своих средств, а удерживает из зарплаты работника. Однако выгодна она только на первый взгляд — без последствий противоречить самим себе могут, увы, только чиновники.