Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бланки строгой отчетности (БСО) для ИП и ООО в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организации и ИП, которые в своей работе используют бланки строгой отчетности, имеют право самостоятельно разрабатывать формы для них. Главное, чтобы в составленном бланке фигурировали все обязательные реквизиты, перечисленные в статье выше.
Формы бланков строгой отчетности
Помимо реквизитов, форма бланка строгой отчетности должна включать следующие атрибуты:
- Номер, серия и название бланка.
- Наименование организации, которая предоставила услуги или товары.
- Виды и стоимость услуги.
- Основные сведения о компании.
- Дата, когда были предоставлены и оплачены услуги.
- Размер внесенных покупателем средств.
- Должность, Ф. И. О. и подпись сотрудника, который оформил БСО;
- Печать.
Бланк строгой отчетности вместо кассового чека
Этот документ заменяет чек при соблюдении некоторых условий. Бланки строгой отчетности разрешено выдавать при предоставлении услуг физическим лицам, а не юрлицам. Строго запрещается выдавать документ вместо кассового чека при продаже товаров. Исключением считается деятельность, перечисленная в законе №54-ФЗ.
БСО в 2021 году применяют по желанию:
- индивидуальные предприниматели без персонала;
- ИП из сферы услуг;
- бизнес, освобожденный от использования ККТ.
Заменяют кассовые чеки БСО предприниматели, которые торгуют прессой и другими товарами в киосках, продают проездные или лотерейные билеты. Реализация ценных бумаг, торговля на рынках и ярмарках, торговля с тележек, прием склотары, обеспечение едой студентов и учеников, продажа религиозной продукции в храмах — все это подходит для использования БСО вместо чеков. Сюда относятся те предприниматели, которые занимаются определенной деятельностью:
- принимают утиль;
- продают марки по номинальной стоимости;
- продают лекарственные препараты в сельской местности;
- продают живую рыбу;
- продают мороженое с лотков.
Это важно! БСО содержит идентичные с кассовым чеком реквизиты. Обязательно указывается наименование документа, признак расчета, идентификационный номер налогоплательщика, фискальный признак сообщения, наименование организации и другая важная информация.
Разрешено использовать БСО вместо чеков предпринимателям, которые предлагают клиентам услуги в труднодоступных местностях. Полный перечень таких местностей утвержден региональным законодательством.
Требования к БСО согласно Постановления Правительства РФ № 359
К бланкам строгой отчетности предъявляется ряд технологических требований. Документ используется тогда, когда он соответствует таким требованиям:
- изготовлен типографским способом (с реквизитами топографии, тиража, номера и года выполнения заказа);
- состоит из основной части, корешка.
Бланки, распечатанные на обычном принтере, будут недействительными. Образец документа должен формироваться автоматизированными программами или изготавливаться типографским способом. В 2021 году второй способ практически не применяется из-за сложности соответствия всем требованиям.
Законодательное урегулирование использования БСО подтверждается такими фактами:
- не могут применяться старые и неактуальные формы;
- предприниматели имеют право самостоятельно разрабатывать новые формы документов;
- обязательно указываются типографские данные, если бланки напечатаны именно в типографии;
- БСО обязательно содержат определенные реквизиты.
Документальное оформление инвентаризации БСО
По форме № ИНВ-16 проводится документальное оформление процедуры инвентаризации документов, которые заменяют кассовые чеки. Использование такой формы не является обязательным в 2021 году. Предприниматели и организации утверждают, что данная форма — это самый удобный документ для фиксации результатов инвентаризации БСО.
Составленная по форме № ИНВ-16 опись в большинстве случаев формируется в 2 экземплярах. На этих экземплярах должны проставить свои подписи материально ответственные особы и участники инвентаризационной комиссии. Один экземпляр документа сохраняется в бухгалтерии предприятия, а второй — передается материально ответственному лицу.
Важно знать! В 2021 году установлены большие штрафы за невыдачу БСО. Штраф для ИП составит минимум 10000 рублей. Организациям придется отдать не менее 30000 рублей. Дополнительно предусмотрены штрафы за нарушение порядка хранения документации. Должностные лица организаций могут получить штраф до 3000 рублей.
Сначала несколько слов о том, что относится к бланкам строгой отётности. Четкого перечня документов, которые можно было бы отнести к БСО, законодательно не установлено. Обычно в эту категорию относят квитанции, билет, талоны, абонементы, наряды, путевки.
Раньше формы всех БСО были утверждены нормативными актами. Сейчас же бизнес при необходимости может разработать бланк строгой отчётности самостоятельно. Главное – включить в него все нужные реквизиты. Какие именно – об этом читайте ниже.
Вместе с тем есть утверждённые формы БСО для некоторых услуг, которые до сих пор применяются, но выдаются они только вместе с кассовым чеком. Вот что относится к бланкам строгой отчётности, которые утверждены:
- разного рода билеты на перевозки – транспортные, авиационные, железнодорожные;
- путевки – туристические, экскурсионные;
- билеты в кино, музеи;
- парковочные билеты;
- ветеринарные квитанции;
- билеты и квитанции для ломбардов.
Несмотря на то, что формы этих бланков утверждены официально, они нужны вовсе не для подтверждения расчёта. Например, на транспортных билетах печатаются параметры поездок. А на билете в кинотеатр – дата, ряд и номер места. Выдавая клиентам такие БСО, необходимо:
- либо формировать чек на обычном кассовом аппарате (для электронных билетов – электронные чеки);
- либо печатать параметры чека и QR-код на бланке билета.
Отмена старого порядка
До 1 июля 2019 года бланки строгой отчетности можно было выдавать на бумажном носителе. Можно и сейчас, только электронная копия должна отправляться в Федеральную налоговую службу. В этом и состоит главная суть изменений. Есть плюс: не нужно заморачиваться с распечаткой бланков. Раньше это можно было сделать двумя способами: в типографиях, имеющих разрешение или при помощи электронных автоматизированных систем (для этого существовал ряд специальных интернет-порталов).
Теперь бланк строгой отчетности формирует и распечатывает обычная онлайн-касса, подключенная к сети интернет.
Скажем больше: за работу по старинке предусмотрены штрафные санкции. Размер штрафов регламентируется статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях. Самое опасное нарушение — не применять ККТ в установленном порядке вообще. В этом случае ИП заплатит от 25 до 50 процентов выручки, сделанной без применения интернет-кассы, но не меньше 10 000 рублей. Юрлиц по традиции накажут еще строже. Придется отдать от 75% выручки, сделанной в обход кассового аппарата, но не меньше 30 тысяч. Еще строже карается повторное нарушение. Деятельность ООО могут запретить на срок до 3 лет, а ИП грозит приостановка деятельности на 90 суток. Правда, такие меры применяются лишь к тем, чья выручка при работе без кассы превысила миллион рублей (пункт 3 статьи 14.5 КоАП РФ).
Нужен ли договор с оператором фискальных данных
Однозначно — да. С технической точки зрения передача бланков ничем не отличается от передачи кассовых чеков. Это происходит при опосредованном участии оператора фискальных данных — ОФД.
ОФД — это юридическое лицо, наделенное налоговой службой определенными правами. Он может хранить, обрабатывать и передавать фискальные данные и служит виртуальным посредником между кассой и товарищем налоговым инспектором. Сначала кассовый чек поступает на сервер оператора, а потом — по запросу в ФНС.
Для того, чтобы эта цепочка заработала, необходимо выбрать подходящего оператора и оформить с ним договор. Для этого понадобится электронная подпись. Договор можно заключать с любым оператором, работающим на территории РФ. Главное требование — он должен быть аккредитован налоговой. На сайте ФНС есть специальный реестр, в который включены все действующие операторы.
Процедура проводится удаленно, через учетную запись на сайте оператора. Нужны данные о кассовом аппарате, а также информация об организации или индивидуальном предпринимателе. К личному кабинету прикреплен лицевой счет. Его можно пополнить банковской картой, безналичным переводом или электронными деньгами. Базовая стоимость обслуживания на 12 месяцев — 3 тысячи рублей.
Кому не нужны кассовые аппараты для БСО
Не выдавать БСО и кассовые чеки могут предприниматели, которые не обязаны использовать онлайн-кассу при расчетах. Это те, кто:
- работают в труднодоступной местности, перечень таких районов устанавливают региональные власти;
- принимают оплату от физлиц через платежных агентов;
- работают как самозанятые, электронные чеки им нужно формировать через приложение «Мой налог»;
- продают ценные бумаги и работают в кредитных организациях;
- продают товары на ярмарках и выставках, при условии демонстрации товаров с рук — например, бабушки, которые продают цветы или семечки;
- продают газеты и журналы в киосках, при условии, что бумажная продукция составляет не менее 50% от общего ассортимента;
- ремонтируют обувь, сумки, изготавливают ключи;
- сдают в аренду собственное жилье.
Предприниматели, которые не попали в перечень, должны выдавать кассовые чеки или БСО, чтобы подтвердить факт оплаты товаров или услуг.
Штрафы за невыдачу БСО
Если при принятии платы за услуги, которые оказаны физическому лицу, организация или ИП не выдаст бланк строгой отчетности, сформированный на ККТ, или же не выбьет обычный кассовый чек, то может последовать штраф в соответствии со статьей 14.5 КоАП. Пункт 2 этой статьи содержит санкции за неприменение контрольно-кассовой техники. Штраф составит:
- для ИП — 25-50% выручки без БСО или чека, но не менее 10 тыс. рублей;
- для организаций — 75-100% выручки, но не менее 30 тыс. рублей.
При повторном нарушении (если при этом сумма выручки без фискальных документов будет более 1 млн рублей) могут приостановить деятельность на срок до 90 дней, а должностное лицо — дисквалифицировать на 1-2 года.
Если БСО (или чек) не выдать или не направить клиенту в электронной форме, то может быть наложен штраф по пункту 4 ст. 14.5 КоАП. ИП оштрафуют на 2 тыс., а организацию — на 10 тыс. рублей.
Также за несоблюдение порядка и сроков хранения бланков строгой отчетности (в случае, если их применение обязательно), для ИП и должностных лиц организаций предусмотрен штраф в размере от 2 000 до 3 000 рублей (статья 15.11 КоАП РФ).
Кроме этого, за отсутствие БСО (как первичного документа) предусмотрена ответственность по статье 120 НК РФ.
13. Учет бланков документов, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью (штампом).
14. Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) заключает с работником, которому поручаются получение, хранение, учет и выдача бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств согласно документам, договор о материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) создает условия, обеспечивающие сохранность бланков документов.
15. Бланки документов, поступившие в организацию (индивидуальному предпринимателю), принимаются работником, указанным в пункте 14 настоящего Положения, в присутствии комиссии, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). Приемка производится в день поступления бланков документов. При приемке проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляется акт приемки бланков документов. Акт, утвержденный руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), является основанием для принятия бланков документов на учет указанным работником.
16. Бланки документов хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается.
17. Инвентаризация бланков документов осуществляется в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств.
18. При осуществлении контроля за надлежащим использованием бланков документов проверяется наличие печати организации (индивидуального предпринимателя) и подписи главного бухгалтера (бухгалтера) или индивидуального предпринимателя на обложках (наклеенных на книжках листах) использованных книжек с квитанциями (сброшюрованных бланков), а также наличие копий документов (корешков документов), отсутствие в них исправлений, соответствие сумм, указанных в копиях (корешках документов), суммам, отраженным в кассовой книге.
19. Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт), хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.
В каких случаях индивидуальный предприниматель может применять БСО?
Если ИП регулярно предоставляет определенные услуги физическим лицам – обычным гражданам, частным предпринимателям – и принимает у них наличность в качестве платы, он вправе не применять ККТ с целью выдачи фискальных чеков, а оформлять БСО для официального удостоверения таких расчетных операций.
Если услуга оказывается ИП юридическому лицу, факт полученной оплаты удостоверяется не БСО, а фискальным чеком. Если же речь идет о производстве и реализации какой-либо продукции, применение бланков строгой отчетности ИП также не представляется возможным.
Чтобы уточнить конкретные виды деятельности, осуществляя которые, индивиуальный предприниматель вправе применять БСО вместо фискальных (кассовых) чеков, необходимо обратиться к общепринятым классификаторам ОКВЭД-2 (029-2014) и ОКПД-2 (ОК-034-2014), пришедшие на смену классификатору ОКУН, утратившему силу с 2017 года.
Как заполнять – правила и порядок
При заполнении БСО ИП должен неукоснительно соблюдать следующие требования:
- Оригинал бланка строгой отчетности или его основная часть (если используется отрывной БСО) передается клиенту (плательщику денег). Копия или корешок (если используется отрывной БСО) остается у предпринимателя (получателя денег) и подлежит регламентированному учету/хранению.
- Если БСО не содержит отрывную часть, его следует заполнять в количестве 2-3 экземпляров. Разрешается использование копирки/пропитки.
- Оформление БСО осуществляется сразу же после принятия денег от клиента (заказчика). Заблаговременное и слишком позднее заполнение бланка не допускается.
- Копия бланка, переданного покупателю, сразу же учитывается в журнале-регистре БСО.
- Ошибки, помарки, перечеркивания, исправления, ложные сведения не разрешаются. Если они все же появляются, бланк считается испорченным. Его нельзя выбрасывать. Ответственный субъект (как вариант, сам ИП) обязан перечеркнуть испорченный бланк (с проставлением на нем отметки о порче), пронумеровать его, записать соответствующие сведения в учетном журнале, хранить его на протяжении пятилетнего периода.
Учет бланков строгой отчетности
В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги физическим лицам, обязаны при расчете наличными выдавать бланк строгой отчетности, а также вести их строгий учет. Для обеспечения учета БСО необходимо изначально правильно присвоить им серийные номера, которые не будут повторяться.
Совет: если вы оказываете несколько разных услуг, лучше придумать для каждой из них свою уникальную комбинацию из 2-4 букв или цифр. Чтобы не запутаться, можно первой буквой серии указывать название услуги.
Корешки выданных документов необходимо сохранять в течение 5 лет. Учет бланков строгой отчетности нужно вести в обязательном порядке. Для этого необходимо завести журнал учета, все страницы которого должны быть пронумерованы и прошиты, скреплены печатью предприятия или индивидуального предпринимателя. Форма такого журнала не утверждена, его можно составить по своему усмотрению. В журнале учета БСО должны быть следующие графы: дата поступления отпечатанных в типографии или приобретенных бланков, их количество, лицо, передавшее их. В журнале также указывается их передача для использования и текущие остатки (по каждому наименованию, серии и номеру).
Данные бланки считаются обязательными для фирм или ИП, которые имеют право не пользоваться кассовым аппаратом, а при этом их деятельность связана с предоставлением различных услуг частным лицам.
Важно! БСО выступают основой для грамотного видения бизнеса, а если в результате налоговой проверки будет обнаружено их отсутствие в компании, то это непременно приведет к начислению значительных по размеру штрафов. Клиенты разных организаций должны сохранять бланки наряду с обычными чеками.
Эти документы выступают подтверждением получения услуги от конкретной компании, поэтому являются официальной документацией. Наличие БСО не может выступать основанием для организации для отказа от оформления других кассовых документов. К ним относятся разные кассовые ордера или ведение кассовой книги.
БСО могут применять только те ИП и ООО, вид деятельности которых можно отнести к виду оказания услуг населению.
Указанный перечень видов деятельности является закрытым и расширенному толкованию не подлежит (смотрите, п. 6 письма ФНС России от 10.06.2011 N АС-4-2/9303@, письмо УФНС России по г. Москве от 01.04.2008 N 22-12/031123).
Для определенного вида деятельности есть разработанные бланки БО. Например:
— БО №1. Применяется для расчетов с населением по оплате за работы по ремонту радиотелевизионной аппаратуры, бытовых машин и приборов, часов, ремонту и техническому обслуживанию автомобилей, ремонту и строительству жилищ, услуги по газификации, изготовлению и ремонту мебели, драпировок, чехлов, ремонту одежды. Выписывается в 3-х экземплярах. Первый экземпляр учитывается для расчета заработной платы исполнителя работ (для расчета сметы), второй для списания затрат по работе, третий экземпляр передается заказчику.
— БО №2. Применяется для учета заказов на изготовление, крупный и средний ремонт обуви и кожаных изделий. Выписывается приемщиком в трех экземплярах.
Первый экземпляр используется для расчета сметы работы и расчета заработной платы исполнителя, второй экземпляр выдается заказчику услуг, тртий экземпляр необходим для учета выручки.
— БО №3. Применяется для учета оплаты за фотоработы, химчистку, на единичные ритуальные услуги, выдачу напрокат предметов почасового пользования, а также на все виды ремонтных работ, не требующих затрат материалов. Выписывается приемщиком в трех экземплярах.
— БО №4 или БО №5. Применяется для учета оплаты за ремонт и пошив одежды, изготовлению головных уборов и т.д. Выписывается в 2-х экземплярах под копировку. Один экземпляр, который выписывается под копировку, остается исполнителю услуг, а подлинник передается заказчику услуг.
— БО №8. Применяется ломбардами. Первый экземпляр квитанции выдается сдатчику изделий при преме вещей на хранение. Второй экземпляр хранится в ломбарде в течении 5 лет. И выдается сдатчику на руки в момент возврата ему его изделия. Третий экземпляр принадлежит исполнителю услуг для учета выручки.
— БО №11. Применяется для учета выручки парикмахерских и салонов красоты. Данный вид БСО выглядит как один большой листок, отрывную часть которого вы должны отдать клиенту в момент оплаты ваших услуг, а вторая часть листка необходима для учета количества часов выработки мастером.
Мы описали вам более подходящие бланки учета выручки без применения ККМ, однако нет старого запрета применения разработанного вами бланка учета денежных средств.
В каких ситуациях (в т. ч. при УСН) допускается применение БСО
Редакция закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, действовавшая до вступления в силу закона «О внесении изменений…» от 03.07.2016 № 290-ФЗ, позволяла выдавать БСО взамен кассового чека при оказании юрлицом или ИП услуг населению независимо от применяемой ими системы налогообложения (т. е. и при УСН). Обязательные для БСО той поры реквизиты приведены в п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.
Вследствие поправок, внесенных в закон № 54-ФЗ законом № 290-ФЗ, БСО приравняли к кассовым чекам, поскольку обязали формировать их на онлайн-устройствах с набором реквизитов, совпадающих с реквизитами в чеках онлайн-касс (ст. 4.7 закона № 54-ФЗ). Соответственно, при создании БСО возникла необходимость в использовании ККТ. Свое предназначение (для услуг населению) они сохранили, но также БСО разрешили оформлять и по выполняемым для населения работам.